用人單位人事檔案制度的變遷

來源:投稿網 時間:2023-08-05 10:00:08

人力資源的重要載體和人力資源評價的重要信息源之一是反映了個人學習經驗、工作業績、人力資源狀況。無論是成績、獎懲狀況、組織關系、歷史背景都起到了很大的作用，可說是選賢舉能，了解他人行為的一個重要基礎[1]。把人事檔案管理好、使用得當，既符合人本管理理念，又有利于人才資源的開發利用。現在，許多企業已經沒有了太多的檔案管理要求，以至于出現了“人檔分離”的情況。隨著人事制度改革的不斷深化，越來越突出了認識檔案管理的重要性，因此，在新時期做好事業單位人事檔案管理工作具有重要的現實意義。

一、機關事業單位人事檔案管理的重要性。

(一)人事檔案涉及員工工作和生活的方方面面。

對于員工而言，人事檔案可以為其辦理護照等政審手續，還可以提供婚姻狀況證明。員工檔案真實地記錄了員工的個人學習、工作經歷、生活狀況和工作成績，并根據員工檔案，享受各項社會待遇。人力資源管理關系到員工的切身利益。因此，隨著社會的發展，檔案管理需要不斷地改進。

㈡人事檔案具有很高的社會價值。

在市場經濟飛速發展的今天，信息已經成為一種重要的社會資源，事業作為配置人力資源的機構，公司與員工之間的交流與聯系有賴于信息的存在與傳遞，而且這種信息真正存在的最好載體是人事檔案，對于人事檔案的重要性要有正確的認識，不僅可以為企業和員工提供良好的工作信息，而且還能促進人員社會化管理，促進社會的全面發展。

第二，新時期如何做好事業單位人事檔案管理。

(一)提高認識，完善管理思想。

用人單位人事檔案制度的變遷直接影響到人事檔案的地位變化，在人事制度變遷的初期，它在我國有著較高的地位，是人們在社會環境下生存的一個重要證明。社會經濟和科技的發展，對人事檔案的地位和權威性造成了嚴重的沖擊，但也不可一概而論，所以新時期政府對事業單位領導的具體要求就是要提高對人事檔案管理的重視程度，人事部門領導對人事檔案管理的綜合效益要堅持發展的思路。在新的歷史時期，各機關機構之間的競爭實際上是人才的競爭，人事檔案管理可以在挖掘人才、留住人才方面為事業單位提供幫助，對事業單位的管理創新和經營改革起到了積極的推動作用。因此，事業單位領導要促進人事檔案管理部門與檔案人員的配合，進一步改革和完善原先不適應新時代背景的管理思想和管理措施。

(二)健全管理體系，加強工作規范。

當前，事業單位人事檔案管理體制還明顯不適應現階段經濟體制的需要，因此需要大力改革事業單位人事檔案管理制度，去掉以往管理制度中的某些不適應內容，提高對新時期人事檔案管理工作的認識，將事業單位人事檔案管理系統納入新時期的發展要求和新時期工作理念。同時，要積極對人事檔案管理人員進行培訓，并制定相應的考核制度和考核標準，以便繼續培養出不合格的員工，或者把他們調出管理崗位。與此同時，管理工作的規范性進一步得到加強，對人事檔案管理工作提出了新的要求，確立了更高更遠的目標。一是對收集、存取和查閱檔案進行詳細規定，對人事檔案管理工作進行監督，防止有偽造人事檔案的情況發生，對偽造人事檔案的人員進行嚴肅處理。二是要定期檢查人事檔案，有效解決人事檔案中暴露的問題，建立人事檔案填寫制度，注重不實填寫，識別有誤填的內容，進而判斷檔案信息的真實性。

(三)建立人事檔案信息系統，提高工作效率，優化管理。

現在，我們已經進入了資源網絡化、信息化的時代，要想真正把人事檔案管理好，就必須充分利用計算機技術，通過人事檔案信息管理系統存儲，檢索人事檔案信息，使人事檔案管理工作電子化，順利實現。設法提高人事檔案管理的科學性，根據相應權限的規定，僅向部門和個人公開一份信息，建立公開、透明的人事檔案管理機制，以方便、準確地向社會提供檔案管理服務。

(四)加強對專業人員的培訓，提高直接操作的執行力。

人力資源管理工作的有效開展離不開專業人才的支撐，而這需要專業人員的主動投入，熟悉熟悉基本工作要求與操作技巧，避免某些常識性錯誤，并使人才培養的壓力降低，推動提高直接操作執行力[2]。同時，也要對行政人員進行本單位的培養教育，使單位的工作人員完全了解本單位的情況，對檔案管理中的實際問題和特點有一些認識，讓工作人員更好地融入單位環境。員工應充分展現其對檔案管理的多方面能力，包括人員交流、資料搜集、資料歸檔整理等。系內老員工對新員工的帶教工作表現出較高的熱情，對未具備完善處理能力的人員可不急于讓其開展一些專業性很強的工作，一定要保證其具備成熟能力后再開展具體的執行工作。此外，檔案管理也應采取電子處理方式，以促進日常資料查詢方便，避免重復查閱紙質檔案。

簡言之，為了使事業單位的人事檔案管理與時俱進，需要對單位領導給予高度重視，通過改革傳統的檔案管理理念，引入現代化的檔案管理方法，提高檔案管理人員的素質，從而有效地利用事業單位的人事檔案，最終實現檔案的參考價值。