： 摘要：本文對水利水電工程的檔案特點、電子文件歸檔的范圍和責(zé)任、電子文件的特點及主要內(nèi)容和格式、電子文件的歸檔（移交）以及電子文件利用及管理進(jìn)行了深入細(xì)致的研究，并且對電子文件歸檔及利用提出了合理化建議。

關(guān)鍵詞：水電工程；電子文件；歸檔和移交；管理與利用

一、水利水電工程的檔案特點

水利水電工程建設(shè)中除與建筑、電力、機(jī)械、水文、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密外還牽涉到農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、通信、市政、生態(tài)環(huán)境等各個方面，導(dǎo)致了歸檔的水利檔案在種類上的多樣性，包括水利水電工程建設(shè)檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案等。水利水電工程按其建設(shè)過程包括工程項目提出可行性研究、設(shè)計、決策、招(投)標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗收、試運行等全過程。可行性研究階段的文件材料主要由設(shè)計單位提供給管理單位歸檔，工程投產(chǎn)運行管理階段的文件材料由管理單位歸檔，施工建設(shè)階段涉及的文件材料比較多，有設(shè)計文件、建設(shè)管理文件、監(jiān)理管理文件、施工管理文件、設(shè)備文件等。

工程項目檔案包括工程建設(shè)的全過程，管理單位的文書檔案包括黨群、人勞、工會、審計等文件，這些檔案包括了紙質(zhì)和電子兩種文件，其中有些文件只有紙質(zhì)形式，如收到外單位的來文，驗收簽證等，有些文件只有電子形式，如郵件、外界報道、各種類型的數(shù)據(jù)庫文件、聲像、照片等，也有些文件同時以兩種形式存在，兩種文件歸檔形成了兩種介質(zhì)的一套檔案。對于紙質(zhì)文件按照傳統(tǒng)的做法將其歸檔保存，對于各種電子文件則根據(jù)電子文件檔案管理規(guī)范管理外，為了保證有效的利用，根據(jù)電子文件的特點，通過實踐經(jīng)驗，對電子文件采用兩種格式歸檔的方式，取得了很好的效果。

二、制定電子文件歸檔的范圍和責(zé)任

首先明確電子文件歸檔范圍。各機(jī)關(guān)部門正式發(fā)文的文件及各類工程項目在規(guī)劃、咨詢、勘察、設(shè)計、招標(biāo)投標(biāo)過程中形成的電子文件應(yīng)納入歸檔范圍，如項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評估報告、水土保持報告、工程地質(zhì)勘察報告、試驗報告、總體規(guī)劃、方案設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、招標(biāo)投標(biāo)文件、施工圖階段、設(shè)計修改等有關(guān)文件。二是明確各部門兼職檔案管理員對電子文件管理職責(zé)和歸檔時間，保證電子文件及時歸檔及完整性。

三、電子文件的特點及主要內(nèi)容和格式

（一）電子文件的特點

電子文件實現(xiàn)了快速檢索查詢，提供重復(fù)利用，減少檔案利用人員工作時間，提高生產(chǎn)，同時減少對紙質(zhì)檔案造成的磨損，有利于保護(hù)紙質(zhì)檔案。減輕電子檔案管理人員的勞動量，提高檔案管理的工作效率和水平。但電子文件具有不穩(wěn)定性，1、所依賴的軟硬件不穩(wěn)定性。現(xiàn)在計算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代快，尤其是軟件系統(tǒng)。幾年的時間就出現(xiàn)新的電子文件存儲的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)變化而需要轉(zhuǎn)換的問題。2、載體的不穩(wěn)定性。從磁帶到磁盤、光盤電子文件的載體也在發(fā)生變化，有的載體壽命短，不易長久保存。3、電子文件具有可改性，經(jīng)更改后除與原文對照，否則不能確定是否更改，其真實可靠性遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案。4、容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都容易造成全部數(shù)據(jù)的不可用。

（二）電子文件的主要內(nèi)容和格式

水利水電工程的電子檔案包括文書文件、工程文件、音像文件、照片文件、設(shè)備文件等。文書文件主要有來往文函、會議、簡報、經(jīng)營管理、人勞、審計、技術(shù)、監(jiān)察、黨群、工會等，工程文件為立項審批、勘察設(shè)計、工程管理、施工管理、竣工驗收、科研試驗、設(shè)備等文件，所形成的文件為微軟辦公系統(tǒng)的Word、EXCEL文件，圖像文件主要為以前實物照片的掃描文件及數(shù)碼相機(jī)所拍攝的照片，形成文件為JPEG格式，圖形文件主要為工程的設(shè)計圖紙、竣工圖紙等，為AutoCAD軟件所產(chǎn)生的DWG文件格式，影像文件記錄工程開工到完工所產(chǎn)生的所有影像資料，有國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級部門、國際友人的視察、工程建設(shè)的重要施工過程等。

數(shù)據(jù)文件為工程項目的內(nèi)外觀變形監(jiān)測、地震觀測數(shù)據(jù)等，其保存格式有SQLSERVE、ORACL、ACCESS、DBF等數(shù)據(jù)文件。實物電子文件檔案為對實物照相后形成JPEG格式文件。

四、電子文件的歸檔（移交）

在電子文件歸檔過程中，各歸檔單位要按電子文件移交目錄及有關(guān)說明歸檔（移交），填寫電子文件登記表、電子文件元數(shù)據(jù)表，主要內(nèi)容有：工程名稱、文件編號、題名、形成時間、計算機(jī)型號、操作系統(tǒng)名稱、應(yīng)用軟件名稱及版本號。電子文件載體要求為光盤，并刻錄為一次性只讀。這是因為光盤既具備大容量和低成本的優(yōu)點，又是一種可以移動的存儲介質(zhì)，并且不能被修改。 要求各歸檔單位歸檔時以項目為單位進(jìn)行組盤。即一個項目應(yīng)刻錄在一張或多張光盤上，但不能1張光盤刻錄2個及以上的項目電子文件。光盤刻錄后，應(yīng)在每張光盤上貼上標(biāo)簽作好標(biāo)識。存儲歸檔電子文件的載體中除存有歸檔的電子文件外，還應(yīng)同時存有相應(yīng)的的說明文件和電子文件目錄，說明文件為純文本文件，其內(nèi)容包括對工程概況和電子文件歸檔說明等。說明文件內(nèi)容包括案卷名稱、檔號、形成時間、電子檔案份數(shù)、歸檔時間等。

五、電子文件利用及管理

（一）電子文件的保管和轉(zhuǎn)換

根據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范，“把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。”為了更好的使用，我們采用一檔三存的辦法管理電子文件，即一種電子文件三種保存辦法，即保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盤多次使用易磨損，易造成無法讀取數(shù)據(jù)，因此，我們只要求歸檔單位交兩套光盤保存，為查閱及管理方便，我們使用了大容量移動硬盤，考慮到兼用性問題，硬盤格式化為FAT32格式，然后將光盤的數(shù)據(jù)拷貝到硬盤中，按檔案編號建立文件夾，這樣，減少了光盤的磨損，也不用從大量的光盤中尋找，而且硬盤容易組織數(shù)據(jù)，體積小，節(jié)約了大量的時間。

由于所移交的文件材料都是原始形成的文件，需要相應(yīng)的軟件才能打開，尤其是專業(yè)性強(qiáng)的軟件，價格昂貴，軟件不可能保存在檔案館，有些軟件因其他原因造成原格式不再支持等，為避免這種情況，因此我們使用了第二個移動硬盤，對第一個移動硬盤數(shù)據(jù)的進(jìn)行轉(zhuǎn)化，使其在沒有專門軟件的情況下能被所有的人察看，轉(zhuǎn)化如下：DOC和XLS文件格式轉(zhuǎn)為TIFF或PDF文件，CAD圖紙轉(zhuǎn)為JEPG圖形文件，將所有的錄像帶轉(zhuǎn)為AVI格式電子文件，文件命名由三位阿拉伯?dāng)?shù)字加錄像內(nèi)容組成。對于觀測等數(shù)據(jù)資料，我們要求移交單位對重要的數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)化為DBF數(shù)據(jù)文件，并使用純文本文件對DBF文件的格式進(jìn)行說明并保存在同一目錄下。

（二）電子文件的借出

由于電子文件的易更改、可復(fù)制性。電子文件可以在不同的計算機(jī)之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制。對一些不適合流轉(zhuǎn)的電子文件，在借出后容易造成在網(wǎng)上流傳，而且不能找到源頭，而且損害了本單位的產(chǎn)權(quán)和利益，為使每個借出的人員提高保護(hù)本單位知識產(chǎn)權(quán)的意識，在借出電子文件時，除填寫表格和單位領(lǐng)導(dǎo)簽字外，對重要有價值的電子文件形成圖片后加水印處理，寫上借閱單位及時間，這樣，提高了借閱人員對電子檔案的保護(hù)意識，維護(hù)本單位的利益。

六、對電子文件歸檔及利用的建議

（一）國家應(yīng)制定處理電子文件的格式標(biāo)準(zhǔn)。為了使電子公文文件能夠超越操作平臺、超越軟件系統(tǒng)而被準(zhǔn)確地識讀，就需要國家制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，使其不依賴于原來的設(shè)備和軟件更新的影響，降低對設(shè)備的依賴性。從目前看應(yīng)制定以XML語言為基礎(chǔ)的字處理文件的格式是比較好的選擇。

（二）根據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范，特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件。這樣會造成軟件一起歸檔，使用者怎么使用，軟件所依賴的操作系統(tǒng)、硬件設(shè)備又如何歸檔是值得研究的問題。

（三）從目前看Adobe PDF格式文件是很好的文件保存格式，PDF 文件具有跨平臺、高壓縮、適合屏幕閱覽及網(wǎng)絡(luò)傳輸，PDF格式已得到公認(rèn)，適于在不同計算機(jī)平臺之間傳送和共享文件的一種開放式電子文件格式，因此也可作為電子公文歸檔的一種選擇格式。