論文摘要：結合集美大學圖書館電子資源采購的具體實踐，從采購準備階段、采購進行階段、使用跟蹤評價階段三方面論述了電子資源的規范化采購。

論文關鍵詞：電子資源；采購；大學圖書館

隨著電子出版物的迅猛發展，購買各種商業性數據庫、電子期刊庫已成為大學圖書館文獻資源采購越來越重要的組成部分。如何選擇、如何決策也成為圖書館采訪人員面臨的新難題，電子資源采購工作的規范化管理也顯得越來越重要和迫切。電子資源采購全過程可分為三個階段：采購準備階段、采購進行階段、使用跟蹤評價階段，只有規范每一階段的工作才能真正實現電子資源采購的規范化管理。

1采購準備階段

采購準備階段，即對是否購買某種電子資源進行多方位的深入調研，得出可行性評估并作出正確決策。準備階段的規范化是電子資源采購規范化的基礎。

1．1成立“電子文獻采購論證小組”

為了加強電子文獻的采購論證、規范電子文獻的采購工作，進一步提高電子文獻的使用效益，集美大學圖書館成立了“電子文獻采購論證小組”，分管館領導親任組長，組員由采訪人員、參考咨詢人員、技術保障人員共同組成。論證小組負責對圖書館擬引進的或試用的電子文獻進行研究論證，為正式的采購決策提供依據，并參與同數據庫商的協商談判。

1．2深入調研、慎重決策，制定符合本館實際的訂購服務模式

(1)以讀者的需求為導向。大學圖書館的讀者需求與大學的發展方向、重點學科設置、特色專業設置、碩士點、博士點、專業課程設置密切相關，因此采訪人員對此要有一個宏觀上的把握。既要突出重點，在經費的配置與電子資源的類型上優先考慮代表學校教學和科研水平的重點學科、特色專業，又要兼顧校內多層次用戶的需求，如是否適合本科生作為課堂參考、是否適合專家、教師的專業科研需求等。

(2)以數據庫的試用效果的分析評價為依據。對于學校讀者推薦購買的電子資源或是出版發行商主動上門推銷的數據庫，采訪人員都應先聯系要求試用，且試用的期限以三個月左右為宜。在試用過程中要全面了解收集讀者的各種意見，有針對性地對數據庫進行分析比較。主要從以下幾方面進行分析評價：

·數據庫質量評價。即對數據庫的學術性及權威性的評價。主要從數據庫規模、數據來源情況、數據庫總體收錄的內容及學科范圍、權威出版物收錄情況、是否提供全文及訪問時限范圍等基本信息人手。其中包括數據庫是否符合本校的發展，內容是否涵蓋了學校的重點學科，是否屬于學校資源短缺學科，與館內已購的同類數據庫的重復程度如何等。

·數據庫系統技術評價。主要包括：用戶界面使用方便度、是否交互式設計、界面連接是否流暢及檢索區間設計是否合理；技術要求，如服務器及相關網絡設備的要求、系統軟件要求、管理權限、用戶統計功能；檢索系統及功能，檢索類別、是否提供索引功能、排序功能、相關鏈接功能、是否提供精確檢索或范圍限定，是否支持多庫檢索，是否支持相關度、擴展和縮小檢索詞，是否支持自然語言檢索和智能檢索；統計功能，是否支持使用率統計、數據庫商是否定期提供使用統計報告及統計報告是否符合標準指標等等。

·讀者的試用情況和反饋意見。數據庫試用期間“論證小組”中的技術負責人員要做好點擊率、下載率的統計；參考咨詢人員及采訪人員要提供郵箱、電話等聯系方式以便及時接收到讀者的使用反饋；一些專業性很強的數據庫，采訪人員還會專門通知學校“圖書館工作委員會”中的相關專家委員，請他們親自試用并提出建議。

(3)堅持成本效益原則，制定科學的訂購服務模式。采訪人員匯總試用數據庫的各種分析評價指標及讀者的使用情況反饋。論證小組綜合已有的信息，結合館里電子資源建設的實際情況，決定是否購買該數據庫并制定合適的訂購服務模式。如一些外文數據庫涵蓋學校的學科范圍窄但卻價格昂貴，就考慮不買全文而只買文摘或是題錄，當讀者需要全文時通過文獻傳遞來獲得；或是考慮購買合適的并發用戶數，以避免購買的并發用戶數過大帶來資金浪費；一些使用率較高的電子期刊，如CNKI不僅有鏡像服務還提供遠程登陸服務；對于電子圖書，為了節省圖書館網絡硬件的壓力也為了避免一些無用的資源花費金錢，就考慮按學校的學科門類來挑選圖書，超星圖書價格較便宜且圖書的普及性較強就采用按學科大類粗挑，方正電子教參專業性強且價格較高就采用結合學校的專業課程精挑；此外一些年鑒、標準按學校學科門類來挑選。

2采購進行階段

采購進行階段，即和數據庫商進行談判，對數據購買的訂購方式、價格、服務等進行實質性洽談，簽訂合同，完成電子資源的購買行為。進行階段的規范化操作，為電子資源采購的規范化提供了法律保障。

2006年9月19日教育部高等學校圖書情報工作指導委員會發布了《普通高等學校圖書館文獻集中采購工作指南》(以下簡稱“指南”)，對規范高校圖書館的文獻采購工作具有重要指導作用。我館的電子資源采購，就是依據這一指南進行的。

2．1外文電子資源積極參加集團采購

《指南》指出，集團采購是圖書文獻采購的一種新形式，是指圖書館行業的全國性、地區性組織或校際聯合體就某一特定文獻資源與供貨商進行談判，以取得該資源最優惠價格的采購形式。我館所有的外文電子資源均參加CALIS的組團采購，加人集團采購不僅省去了采訪人員與數據庫商反復磋商價格、簽訂合同的時間和精力，而且以集團的力量能從數據庫商處獲得更優惠的價格。

2．2中文電子資源主要采用集中采購形式

《指南》根據數據庫的來源情況列出了適合的幾種集中式采購方式，分別是采購備案制、單一來源談判方式、招標或競爭性談判方式，并對每一種采購方式列出了詳細的操作流程。我館的中文電子資源采購以單一來源談判和競爭性談判方式為主．采購備案制為輔，具體的流程都以《指南》為指導，就不多論述了。在此主要就采訪人員在談判和簽訂合同時應注意的問題提出如下建議。

(1)雙方的權利和義務要明確。合同中要明確賣方的義務，如數據庫的安裝調試或開通使用的時限、數據庫的更新、維護服務及合同履行期間出現問題時的處理；買方要對自己獲得的權利和應注意的問題詳細了解，如提供安裝數據庫所需的軟硬件設備、付款方式及時間等。

(2)知識產權問題不能忽視。在合同中要明確要求賣方自行解決版權方面的問題，在賣方沒有特別告知的情況下買方視同賣方已獲得該數據庫的相關版權，一旦出現版權方面的糾紛與買方無關。因受各方面的限制，圖書館采訪人員很難了解數據庫相關版權的的資料，合同中明確這一點既可以約束數據庫商，又對我方的采購行為起到保護的作用。

(3)售后服務是關鍵。售后服務問題通常會被忽略，但它確實會影響數據庫產品的質量和成本，因此在簽訂合同時應被納人重要部分，在合同中對數據庫商在后續服務中的責任和義務要予以明確。如鏡像數據庫的本地系統出現故障，鏡像站點無法訪問，數據庫商能否及時提供應急措施，能否在最短的時間內到達并給予技術扶持，產生的費用又如何分擔等；對于遠程訪問的數據庫，出現網速慢、網絡不穩定等問題，數據庫商能否提供專長線訪問，或及時作出響應并給予解決；此外，數據庫商還應在用戶培訓，為圖書館提供使用統計數據等方面提供良好的服務。

3使用跟蹤評價階段

使用跟蹤評價階段，即配合讀者服務工作，了解電子資源使用過程中出現的各種問題，對電子資源使用效益進行分析評價，為以后的電子資源采購提供依據。采訪人員都深有體會，即使與數據庫商簽訂完采購合同后并不意味著該項目采購工作的結束，采訪人員還必須參與電子資源的讀者服務和使用評價工作。使用跟蹤評價階段是電子資源采購規范化的關鍵，因為它既是對前面兩個階段的總結、驗證、評價，又為下次電子資源的采購提供依據。

3．1參與讀者服務

為了讓讀者更好地使用電子資源，也為了讓圖書館購買的電子資源真正做到物盡其用，做好讀者服務工作是關鍵。我館電子資源的讀者服務工作是以“論證小組”中的參考咨詢人員為主，其他人員積極配合。采訪部門在圖書館中屬于二線部門，不直接面對讀者，但也應充分發揮采訪人員在用戶與數據庫商之間的橋梁作用。(1)采訪人員要通知相關技術人員安裝、調試數據庫以便盡快使用；通過電話、E—mail或網上公告等形式把新購買的電子資源及時推薦給讀者，并將相關電子資源的簡介、使用方法隨之公布；電子資源使用的IP限制及賬號密碼、并發用戶數據限制等情況也要發送給相關工作人員。(2)在電子資源的使用過程中總是會出現各種各樣的問題，如經常出現的不能登陸、不能查看全文、無法正常下載等問題。這時就需要采訪人員為讀者提供咨詢、解答并及時與數據庫供應商聯系，及時解決問題。(3)做好數據庫使用的培訓工作。 為幫助讀者充分了解學校圖書館的電子館藏，提高獲得和使用電子資源的能力，每學期我館都會舉行“電子資源宣傳周”活動。活動內容包括對圖書館購買的電子資源進行多方位的宣傳；開展“集美大學圖書館電子資源使用情況調查”活動；舉辦圖書館電子資源使用的系列培訓，培訓的形式多樣，既包括對圖書館所購電子資源的總體介紹性培訓，也有為教師讀者量身定制的重點中外文數據庫的使用培訓。

3．2數據庫使用評價

在電子資源的采購和使用過程中，對其進行跟蹤評價是采訪人員時刻關注的問題。數據庫使用評價是數據庫采購前評價工作的驗證、延續和深入，也是決定是否續訂數據庫或改變購買服務方式的重要依據。對所購買的新的電子資源，在使用一段時間后，采訪人員要進一步通過統計數據、調查學生使用資源的情況、隨訪相關的教授專家及學生用戶，了解新數據庫是否符合學校的專業設置和發展方向、是否符合圖書館的館藏要求、用戶的滿意度如何等，并結合數據庫的價格考核數據庫的成本效益。

使用評價主要考慮兩個因素：(1)售后服務評價，包括數據出現問題的頻率、解決辦法、數據庫商回復時間、更新速度、使用統計服務、用戶培訓工作等。(2)價格評價，包括數據庫使用時間、用戶訪問次數、有效檢索次數、閱覽全文次數、下載次數、總價格、單篇文獻價格等。

2采購進行階段

采購進行階段，即和數據庫商進行談判，對數據購買的訂購方式、價格、服務等進行實質性洽談，簽訂合同，完成電子資源的購買行為。進行階段的規范化操作，為電子資源采購的規范化提供了法律保障。

2006年9月19日教育部高等學校圖書情報工作指導委員會發布了《普通高等學校圖書館文獻集中采購工作指南》(以下簡稱“指南”)，對規范高校圖書館的文獻采購工作具有重要指導作用。我館的電子資源采購，就是依據這一指南進行的。

2．1外文電子資源積極參加集團采購

《指南》指出，集團采購是圖書文獻采購的一種新形式，是指圖書館行業的全國性、地區性組織或校際聯合體就某一特定文獻資源與供貨商進行談判，以取得該資源最優惠價格的采購形式。我館所有的外文電子資源均參加CALIS的組團采購，加人集團采購不僅省去了采訪人員與數據庫商反復磋商價格、簽訂合同的時間和精力，而且以集團的力量能從數據庫商處獲得更優惠的價格。

2．2中文電子資源主要采用集中采購形式

《指南》根據數據庫的來源情況列出了適合的幾種集中式采購方式，分別是采購備案制、單一來源談判方式、招標或競爭性談判方式，并對每一種采購方式列出了詳細的操作流程。我館的中文電子資源采購以單一來源談判和競爭性談判方式為主．采購備案制為輔，具體的流程都以《指南》為指導，就不多論述了。在此主要就采訪人員在談判和簽訂合同時應注意的問題提出如下建議。

(1)雙方的權利和義務要明確。合同中要明確賣方的義務，如數據庫的安裝調試或開通使用的時限、數據庫的更新、維護服務及合同履行期間出現問題時的處理；買方要對自己獲得的權利和應注意的問題詳細了解，如提供安裝數據庫所需的軟硬件設備、付款方式及時間等。

(2)知識產權問題不能忽視。在合同中要明確要求賣方自行解決版權方面的問題，在賣方沒有特別告知的情況下買方視同賣方已獲得該數據庫的相關版權，一旦出現版權方面的糾紛與買方無關。因受各方面的限制，圖書館采訪人員很難了解數據庫相關版權的的資料，合同中明確這一點既可以約束數據庫商，又對我方的采購行為起到保護的作用。

(3)售后服務是關鍵。售后服務問題通常會被忽略，但它確實會影響數據庫產品的質量和成本，因此在簽訂合同時應被納人重要部分，在合同中對數據庫商在后續服務中的責任和義務要予以明確。如鏡像數據庫的本地系統出現故障，鏡像站點無法訪問，數據庫商能否及時提供應急措施，能否在最短的時間內到達并給予技術扶持，產生的費用又如何分擔等；對于遠程訪問的數據庫，出現網速慢、網絡不穩定等問題，數據庫商能否提供專長線訪問，或及時作出響應并給予解決；此外，數據庫商還應在用戶培訓，為圖書館提供使用統計數據等方面提供良好的服務。

3使用跟蹤評價階段

使用跟蹤評價階段，即配合讀者服務工作，了解電子資源使用過程中出現的各種問題，對電子資源使用效益進行分析評價，為以后的電子資源采購提供依據。采訪人員都深有體會，即使與數據庫商簽訂完采購合同后并不意味著該項目采購工作的結束，采訪人員還必須參與電子資源的讀者服務和使用評價工作。使用跟蹤評價階段是電子資源采購規范化的關鍵，因為它既是對前面兩個階段的總結、驗證、評價，又為下次電子資源的采購提供依據。

3．1參與讀者服務

為了讓讀者更好地使用電子資源，也為了讓圖書館購買的電子資源真正做到物盡其用，做好讀者服務工作是關鍵。我館電子資源的讀者服務工作是以“論證小組”中的參考咨詢人員為主，其他人員積極配合。采訪部門在圖書館中屬于二線部門，不直接面對讀者，但也應充分發揮采訪人員在用戶與數據庫商之間的橋梁作用。(1)采訪人員要通知相關技術人員安裝、調試數據庫以便盡快使用；通過電話、E—mail或網上公告等形式把新購買的電子資源及時推薦給讀者，并將相關電子資源的簡介、使用方法隨之公布；電子資源使用的IP限制及賬號密碼、并發用戶數據限制等情況也要發送給相關工作人員。(2)在電子資源的使用過程中總是會出現各種各樣的問題，如經常出現的不能登陸、不能查看全文、無法正常下載等問題。這時就需要采訪人員為讀者提供咨詢、解答并及時與數據庫供應商聯系，及時解決問題。(3)做好數據庫使用的培訓工作。

為幫助讀者充分了解學校圖書館的電子館藏，提高獲得和使用電子資源的能力，每學期我館都會舉行“電子資源宣傳周”活動。活動內容包括對圖書館購買的電子資源進行多方位的宣傳；開展“集美大學圖書館電子資源使用情況調查”活動；舉辦圖書館電子資源使用的系列培訓，培訓的形式多樣，既包括對圖書館所購電子資源的總體介紹性培訓，也有為教師讀者量身定制的重點中外文數據庫的使用培訓。

3．2數據庫使用評價

在電子資源的采購和使用過程中，對其進行跟蹤評價是采訪人員時刻關注的問題。數據庫使用評價是數據庫采購前評價工作的驗證、延續和深入，也是決定是否續訂數據庫或改變購買服務方式的重要依據。對所購買的新的電子資源，在使用一段時間后，采訪人員要進一步通過統計數據、調查學生使用資源的情況、隨訪相關的教授專家及學生用戶，了解新數據庫是否符合學校的專業設置和發展方向、是否符合圖書館的館藏要求、用戶的滿意度如何等，并結合數據庫的價格考核數據庫的成本效益。

使用評價主要考慮兩個因素：(1)售后服務評價，包括數據出現問題的頻率、解決辦法、數據庫商回復時間、更新速度、使用統計服務、用戶培訓工作等。(2)價格評價，包括數據庫使用時間、用戶訪問次數、有效檢索次數、閱覽全文次數、下載次數、總價格、單篇文獻價格等。