： 摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，建設(shè)工程電子文件大量產(chǎn)生。為保證建設(shè)工程記錄的齊全完整，電子文件的收集管理成為檔案工作者必須要重視的問(wèn)題。因此，本文圍繞建設(shè)工程電子檔案的特點(diǎn)、管理以及需要注意的問(wèn)題等進(jìn)行了探討，希望對(duì)大家有所借鑒。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目工程檔案電子檔案

建設(shè)工程電子文件是建設(shè)工程電子檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，充分認(rèn)識(shí)工程電子文件的特點(diǎn)對(duì)于我們做好建設(shè)工程電子文件管理工作，維護(hù)工程電子檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，都是十分必要的。

一、鐵路建設(shè)工程

電子檔案的特點(diǎn)

鐵路建設(shè)工程電子檔案是檔案的一種，具有檔案的一般特性，即原始記錄性。同時(shí)，又具有不同于其他檔案的特性，這就是專業(yè)性、成套性等等，根據(jù)鐵路建設(shè)工程電子檔案的特點(diǎn)，歸納起來(lái)有“七性”。

1專業(yè)性。任何一項(xiàng)科技生產(chǎn)活動(dòng)都是在一定的專業(yè)范圍內(nèi)進(jìn)行的，鐵路建設(shè)項(xiàng)目工程檔案涉及的專業(yè)技術(shù)活動(dòng)包括了工程勘察、設(shè)計(jì)、建筑施工等專業(yè)，涉及到工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘探、測(cè)繪、水文，土建施工、設(shè)備及管線安裝施工，電氣儀表安裝施工，設(shè)備管理，等等。鐵路建設(shè)項(xiàng)目竣工電子檔案也涉及多個(gè)專業(yè)，包括線路、車站、橋、隧、涵、軌道、通信、信號(hào)、電力、電氣化、房建、給排水工程等專業(yè)。每個(gè)專業(yè)及其施工、竣工過(guò)程中形成的電子文件是特定專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的成果，具有鮮明的專業(yè)性特征，不同專業(yè)的技術(shù)文件不能混淆在一起。由于CAD設(shè)計(jì)軟件在各專業(yè)的使用中不統(tǒng)一，因此，電子文件在歸檔時(shí)應(yīng)同時(shí)考慮各專業(yè)的特點(diǎn)。

2成套性。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案形成于整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，貫穿從設(shè)計(jì)、施工到竣工的所有專業(yè)技術(shù)活動(dòng)，反映了建設(shè)項(xiàng)目從調(diào)研、可行性評(píng)估、審批、計(jì)劃、勘測(cè)、施工、竣工、投產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等專業(yè)的內(nèi)容，其檔案記載反映了建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的全部過(guò)程和成果。鐵路建設(shè)工程電子檔案是按照獨(dú)立工程項(xiàng)目組成的一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的電子檔案。它包括鐵路建設(shè)項(xiàng)目各專業(yè)在施工、竣工過(guò)程中形成的圖紙、表格、文件材料等。此種成套文件的形成，是工程施工、竣工驗(yàn)收過(guò)程中的必然結(jié)果。其收集、整理、保管和開(kāi)發(fā)利用等都受這種成套性的特點(diǎn)所制約，在管理上必須按照工程施工竣工項(xiàng)目分類整理收集，力求齊全完整。

3階段性。以鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目為單位進(jìn)行施工，有一定的基本程序，分為施工組織設(shè)計(jì)、變更設(shè)計(jì)、工程施工、工程試驗(yàn)、竣工驗(yàn)收等階段。每一階段都形成大量的電子文件，它們之間既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的階段區(qū)分。階段性的特點(diǎn)要求歸檔時(shí)必須與紙質(zhì)檔案一樣進(jìn)行整理分類。

4動(dòng)態(tài)性。從項(xiàng)目提出到開(kāi)工、建設(shè)、試運(yùn)行、驗(yàn)收，一直處于動(dòng)態(tài)之中。在施工過(guò)程中間經(jīng)常出現(xiàn)變更設(shè)計(jì)，需要對(duì)施工設(shè)計(jì)文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充，以適應(yīng)施工要求。這種修改的動(dòng)態(tài)性要求紙質(zhì)文件與電子文件的修改同時(shí)進(jìn)行，做到圖物相符，才能保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的一致性。

5依賴性。鐵路建設(shè)項(xiàng)目電子文件與其他電子文件一樣是計(jì)算機(jī)生成和讀取且用數(shù)字代碼記錄信息的，其歸檔和形成的電子檔案也同樣依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)硬件，由于電子文件在存儲(chǔ)和識(shí)讀方面對(duì)系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會(huì)變成無(wú)法識(shí)讀的“死文件”，將無(wú)法對(duì)電子文件進(jìn)行傳遞和管理。

6分離性。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性使得對(duì)信息的修改十分容易，而且修改之后不顯示任何改動(dòng)過(guò)的痕跡。同紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的顯著特點(diǎn)是：內(nèi)容與載體可分離，易于修改、復(fù)制且不具備直觀性，易于偽造仿制以至真假難辨。因此，歸檔的電子文件要做特殊技術(shù)處理，以確保其憑證效力。

7壽命的不確定性。與紙質(zhì)檔案不同，電子文件的載體脆弱不穩(wěn)定、信息載體依賴于一定的硬件和軟件技術(shù)，一旦該技術(shù)過(guò)時(shí)，數(shù)字載體信息就無(wú)法讀出，其壽命也無(wú)法保證。因此，電子檔案保護(hù)技術(shù)和措施尤為重要，檔案人員應(yīng)針對(duì)其特點(diǎn)，結(jié)合紙質(zhì)檔案的管理方法，對(duì)電子檔案采取必要的保護(hù)措施。

二、電子檔案的管理

1鐵路建設(shè)工程電子文件的歸檔

(1)歸檔時(shí)間及要求。建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)各參建單位對(duì)其歸檔文件資料的內(nèi)容及質(zhì)量進(jìn)行檢查，確保文件的齊全完整。鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目竣工電子文件應(yīng)在工程竣工后，將竣工紙質(zhì)文件一并向各級(jí)檔案部門移交，并要附有電子文件目錄及說(shuō)明。

(2)歸檔范圍。鐵路建設(shè)工程電子文件歸檔范圍，應(yīng)依據(jù)紙質(zhì)工程文件的歸檔內(nèi)容，增加補(bǔ)充電子文件。一是文本文件，包括重要的可行性研究報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、沉降評(píng)估咨詢報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。二是CAD圖樣文件，包括全套施工設(shè)計(jì)圖紙文件、變更設(shè)計(jì)、竣工形成的圖紙文件及掃描后的圖片等。三是數(shù)據(jù)文件，包括隧道雷達(dá)探測(cè)數(shù)據(jù)、信號(hào)聯(lián)鎖試驗(yàn)數(shù)據(jù)、接觸網(wǎng)冷滑檢查數(shù)據(jù)等。四是各類表格文件，包括鐵驗(yàn)表、專業(yè)工程驗(yàn)收申請(qǐng)表、記錄表，動(dòng)態(tài)驗(yàn)收記錄表、初步驗(yàn)收申請(qǐng)表，初步驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，建交表、工程技術(shù)條件表、養(yǎng)路機(jī)械設(shè)備工程數(shù)量表、單位工程質(zhì)量評(píng)定表、施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄表等。

(3)歸檔方式。可分為網(wǎng)上和介質(zhì)移交。網(wǎng)上移交是指有條件的地方在移交單位開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的前提下，工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向檔案部門傳輸電子文件；介質(zhì)移交不通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，歸檔時(shí)將電子文件拷貝后刻錄在光盤(pán)上移交檔案部門。

2工程建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的保管

工程建設(shè)項(xiàng)目電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比其易損性大，在保管上要求更加嚴(yán)格。為此應(yīng)注意以下六點(diǎn)：

(1)電子檔案的介質(zhì)要求。電子檔案應(yīng)使用較高質(zhì)量的光盤(pán)作為存儲(chǔ)介質(zhì)，質(zhì)量不好的存儲(chǔ)介質(zhì)可能影響甚至危害電子檔案信息的安全，作為長(zhǎng)期保存的工程項(xiàng)目電子檔案的存貯介質(zhì)應(yīng)選擇高質(zhì)量的CD銅質(zhì)光盤(pán)。銅質(zhì)光盤(pán)的保存期為80年以上，一般光盤(pán)的保存期僅為7年左右。銅質(zhì)CD盤(pán)可以在任何硬件和軟件中通用且存貯費(fèi)用低，容量大，壽命長(zhǎng)，讀取速度快。

(2)控制好溫濕度。不要讓光盤(pán)接觸熱源，光盤(pán)的盤(pán)基主要成分是聚碳酸脂，在接觸熱源后，會(huì)同塑料一樣發(fā)生變形。為防止不適宜的溫濕度對(duì)光盤(pán)載體的危害，一般要求環(huán)境溫度在17～20℃左右，濕度在35～45％左右。高溫、潮濕的環(huán)境會(huì)影響光盤(pán)的性能和壽命。

(3)防止光盤(pán)損傷。要對(duì)光盤(pán)的反射層加強(qiáng)保護(hù)，如果反射層損傷，激光無(wú)法反射到光驅(qū)的光敏探頭，信息也就無(wú)法讀入微機(jī)。所以在使用和存放光盤(pán)時(shí)盡量不要讓反射層(特別是光盤(pán)的中心部分，一道小小的劃痕就可能造成整個(gè)光盤(pán)報(bào)廢)接觸較硬的物體，更不要為圖一時(shí)方便在反射層上粘貼不干膠，因?yàn)楣獗P(pán)在光驅(qū)中運(yùn)行的時(shí)候，會(huì)產(chǎn)生熱量使不干膠翹起，同時(shí)會(huì)粘掉反射層的鋁鉑。如果存放光盤(pán)的盒子質(zhì)量較差，在取、放光盤(pán)的時(shí)候力量較大，也會(huì)造成變形。

(4)專柜保管。光盤(pán)裸露在空氣中或在陽(yáng)光下，會(huì)導(dǎo)致光盤(pán)逐漸老化，反射層的鋁也會(huì)在空氣中氧化，縮短光盤(pán)的使用壽命。為防止磁化，磁性載體檔案與磁場(chǎng)源之間的距離不得少于76mm。光盤(pán)片應(yīng)存放在具有防潮、防磁、防靜電等功能的防磁柜中。

(5)日常管理要注意操作方法，管理人員不能用手直接觸摸光、磁性介質(zhì)，應(yīng)戴手套操作，輕拿輕放。

(6)信息安全至關(guān)重要。信息技術(shù)條件下，信息的共享性、開(kāi)放性決定了檔案信息安全的脆弱性。因此，必須采取有利措施，加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息安全的管理，確保檔案信息系統(tǒng)的絕對(duì)安全。

三、需要注意的幾點(diǎn)問(wèn)題

1對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目竣工電子文件進(jìn)行歸檔管理是當(dāng)務(wù)之急，各施工、建設(shè)單位應(yīng)將電子版工程文件及時(shí)保存下來(lái)，以便充分發(fā)揮其在檢索、利用、傳輸、存貯等方面具有的特殊作用。

2檔案部門應(yīng)提高檔案數(shù)字化管理能力，將庫(kù)存的大量重要的需永久保存的紙質(zhì)工程項(xiàng)目竣工檔案，有選擇地進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換為電子文件。

3在把握證實(shí)電子文件的憑證之前，計(jì)算機(jī)生成的電子文件要及時(shí)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件脫機(jī)保存，防止機(jī)型變化后不能使用的后顧之憂。實(shí)行“雙軌制”，紙質(zhì)檔案和電子檔案必須同時(shí)并存。

4作為電子檔案最終保存的是光盤(pán)，所有電子文件必須刻盤(pán)保存(一次寫(xiě)入型光盤(pán)CD-R)，檔案人員需對(duì)其編號(hào)、排列加以整理。

5各級(jí)檔案部門的職能應(yīng)從重保管輕利用的管理模式轉(zhuǎn)換到重視開(kāi)發(fā)利用信息上來(lái)，工作重點(diǎn)是將檔案中的信息通過(guò)檔案人員開(kāi)發(fā)挖掘出來(lái)，及時(shí)在網(wǎng)上提供利用，更好地體現(xiàn)檔案的價(jià)值。