摘要:農業科研聲像檔案是農業科技檔案的重要組成部分，也是農業科學試驗不可缺少的重要依據。指出了目前農業科研單位聲像檔案管理存在的問題，并提出相應對策。

關鍵詞: 農業科研單位;聲像檔案管理;存在問題;對策

農業科研聲像檔案能夠圖文并茂地再現科學研究的全過程，廣大的農民用戶能直觀地認識動、植物品種性狀，正確掌握養殖技術或栽培管理，也為科研工作者成果申報提供了有力的科學憑據。農業科研聲像檔案是農業科技檔案的重要組成部分，也是農業科學試驗不可缺少的重要依據，作為農業科研檔案部門應重視聲像檔案的收集、保管和利用。但是，農業科研聲像檔案的管理目前存在著諸多問題，需盡快加以完善和解決。

1存在的問題

1.1歸檔不及時

聲像檔案有較強的時效性和特殊歸檔要求，例如:照片、影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，時間一久即便是攝錄人員也難以追憶齊全;一部分分散在各科室或個人手里保存著部分有價值的聲像資料，存放條件差，疊放無序或管理不規范，由于某些科技人員檔案意識不強，缺乏對聲像檔案的管理知識就會造成聲像資料損壞或缺失。

1.2管理分散

聲像檔案管理目前存在著3種形式:一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時歸檔;二是課題組在項目結束后一次性移交檔案室;三是由科室或個人保存。由于農業科研聲像檔案存在著課題周期性長，難以集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的科技人員雖有保存意識，但缺乏有效的管理措施。因此，聲像檔案管理分散是科研部門需解決的一大難題。 1.3保管條件跟不上要求

由于對聲像檔案缺乏重視，投入資金相對較少，不能及時配置和更新設施、設備。聲像檔案需要的專業設備和專用材料質量的好壞、先進與否直接影響到聲像檔案質量和存檔質量好壞。因為聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，需要設置聲像室或配備聲像檔案專柜。有的管理部門把聲像檔案存放在普通書柜或與其他檔案混存，而按規范管理要求應具備恒濕、恒溫防磁等保存條件，如果保管條件差，聲像檔案就難以長久保存。

1.4檔案管理員水平有待提高

聲像檔案的保管要求比一般的紙質檔案要求更高，例如:光盤檔案管理中，隨著計算機的更新換代，光盤的可讀性也隨之而變。因而光盤在管理上就得適時應用電子技術才能發揮其利用價值。

2對策

2.1加強宣傳工作

為確保聲像檔案及時、完整歸檔，只有加強宣傳、引起各級領導的重視和全體人員的廣泛關注，才能提高各級領導及有關人員聲像檔案意識。搞好聲像檔案工作不僅是檔案部門的職責，也事關各科室及每個科技人員，同時檔案管理部門也可結合各科室的中心工作，通過聲像檔案以生動的利用實例，發揮聲像檔案自身的宣傳教育作用，才能有效地、完整地收集科技聲像檔案。

2.2加強聲像檔案管理

要改變聲像檔案管理混亂的現狀，必須加強管理，制定一個切合實際的管理制度并納入科研管理條例中，把其作為檔案目標管理、年度檢查的重點內容[1-2]。各科室應根據有關制度對產生的聲像資料及時或定期交檔案室統一管理，檔案管理人員應隨課題研究跟蹤管理，只有嚴格執行管理制度，才能防止聲像檔案分散流失。若要確保有關制度落實到實處，還必須制定有效的配套措施，明確責任，做到有章可循，使之逐步形成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

2.3創造規范保管條件

要結合聲像檔案工作實際，從長久保管和利用考慮，聲像檔案保管條件要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等，目前科研檔案管理部門普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室也不現實。因此，要創造條件，力求規范保管[3-4]。一是聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放;二是要嚴格控制庫房濕溫度，避免光線、磁場等;三是錄音帶、錄像帶采取定期倒帶等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

2.4提高管理員水平

聲像檔案管理工作隨著現代化管理水平的提高，就要求檔案管理人員不斷更新知識，掌握計算機應用能力。檔案主管部門應開設專業培訓班，為科技檔案管理人員提供較好的繼續教育機會。此外，檔案管理人員要加強學習，提高自身素質，才能適應新時期聲像檔案管理的要求。

3

[1] 王桂芝.聲像檔案管理存在的問題與對策[J].蘭臺內外，2010(1):36.

[2] 張芳，孫夏耘.聲像檔案管理工作的現狀及思考[J].河南科技學院學報，2009，37(4):179-181.

[3] 王芳.淺析聲像檔案管理的問題及對策[J].內蒙古統計，2008(4):55-56.

[4] 馬君紅.加強聲像檔案管理工作刻不容緩[J].科技資訊，2008(33):114.