摘 要：對(duì)企業(yè)和一些單位來(lái)說(shuō)，檔案所包含的資源都有著巨大的價(jià)值，對(duì)這些檔案的保密工作十分必要。隨著社會(huì)的發(fā)展相關(guān)制度的完善，檔案管理人員加強(qiáng)了對(duì)檔案的保密工作。檔案并不是始終處于保密狀態(tài)，對(duì)檔案的利用是發(fā)揮其作用的關(guān)鍵，但是在對(duì)檔案進(jìn)行保密工作時(shí)往往會(huì)影響使用者對(duì)檔案的利用。因此，如何解決檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題，以及協(xié)調(diào)好保密和利用工作之間的關(guān)系至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：檔案保密；管理利用；研究分析

檔案的保密管理和利用工作對(duì)檔案的保護(hù)來(lái)說(shuō)都是不可或缺的，檔案保密起到的是防止信息泄露、丟失的作用，而檔案利用則是進(jìn)行檔案工作的主要目的。所以，要做好檔案管理工作，不僅僅要保證檔案資源的保密性，也要使檔案內(nèi)容本身實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值。無(wú)論是企業(yè)還是政府部門(mén)，將檔案保密管理與利用工作做好都對(duì)自身的發(fā)展具有推動(dòng)作用，在這種背景下，檔案的管理人員以及制度研究者應(yīng)該正確理解保密管理與利用工作之間的關(guān)系，促進(jìn)檔案管理工作的正常進(jìn)行。本文以如何做好檔案保密管理與利用工作的主題展開(kāi)討論研究，并提出了相關(guān)的措施。

1正確處理好檔案保密與利用工作的關(guān)系

檔案保密管理與利用工作之間有一定的矛盾，當(dāng)它們的工作都是為了同一目的。所以，要確保檔案保密和利用的工作正常運(yùn)行，應(yīng)該先使兩者的工作互相協(xié)調(diào)、互相配合。

1.1 在保密的前提下進(jìn)行利用工作

進(jìn)行檔案管理工作主要是為了檔案里的信息能夠發(fā)揮自身的作用，然而檔案資源的一系列利用工作的前提就是先做好保密措施。目前，獲取檔案信息的方式都為借閱利用，檔案的管理人員在借閱的過(guò)程中需要遵守一些要求。比如：借閱檔案的時(shí)間、地點(diǎn)、范圍等方面的要求，部分檔案資源包含的信息都屬于企業(yè)或者機(jī)關(guān)部門(mén)的重要文件。在借閱利用時(shí)要注重加強(qiáng)檔案文件的保密性，防止檔案資源被不法分子盜竊，在確保信息安全的條件下做好檔案的利用工作。

1.2 在利用過(guò)程中進(jìn)行保密工作

如何做好保密工作十分關(guān)鍵。首先，應(yīng)該建立并完善保密制度，提升保密工作的水平。有關(guān)保密制度的內(nèi)容主要包括兩點(diǎn)，第一，無(wú)論是保密管理的工作人員還是有關(guān)制度的研究人員，都應(yīng)該遵守保密的規(guī)定。第二，利用者應(yīng)該遵守外借、閱覽、復(fù)制等規(guī)定，嚴(yán)禁不經(jīng)同意就將檔案帶離檔案管理室。其次，借閱的檔案應(yīng)該按照規(guī)定日期準(zhǔn)時(shí)存入檔案室，在這一系列利用過(guò)程中，相關(guān)人員一定要做好保密工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密措施，以防止信息的泄露、丟失。

2檔案保密管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案保密管理的保密意識(shí)較差

在過(guò)去，我國(guó)對(duì)檔案的保密意識(shí)較弱，隨著社會(huì)的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案的需求也越來(lái)越大。為了便于使用者對(duì)檔案的使用，檔案的開(kāi)放限制有所減小，在此發(fā)展背景下，檔案管理人員沒(méi)有意識(shí)到一些安全隱患，沒(méi)有認(rèn)真的考慮檔案開(kāi)放限制縮小可能帶來(lái)的后果，沒(méi)有采取相關(guān)措施應(yīng)對(duì)這個(gè)問(wèn)題。若不加大保密程度，檔案的信息很有可能面臨被泄密或者丟失的困境。

2.2 檔案保密管理的制度不全面

隨著法律制度的健全，政府針對(duì)檔案也出臺(tái)了《保密法》來(lái)對(duì)檔案保密工作進(jìn)行規(guī)定。然而，一些管理部門(mén)沒(méi)有根據(jù)法律法規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行工作，沒(méi)有科學(xué)合理的完善檔案保密的體制，使檔案保密工作向著錯(cuò)誤的方向進(jìn)行。對(duì)保密工作來(lái)說(shuō)，這種行為有太多的隱患，不足以使檔案的保密性得到提高。

3做好檔案的審查工作

在檔案的借閱利用之前，先要做好審查檔案的工作，審查工作的內(nèi)容是把檔案的類型做好辨認(rèn)和分類。通過(guò)這一過(guò)程在檔案的利用、判定、控制等方面進(jìn)行規(guī)定借閱利用的要求，首先，管理人員應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的核查，尤其是對(duì)一些有開(kāi)放限制的檔案，根據(jù)實(shí)際檢查的情況制定檔案使用、控制的要求。其次，需要一些工作能力以及專業(yè)水平較高的工作人員，針對(duì)還未通過(guò)審查的檔案進(jìn)行研究分析，然后領(lǐng)導(dǎo)者要依據(jù)審查的內(nèi)容作出最后的結(jié)果，判定檔案能否開(kāi)放。

4做好檔案的解密工作。

在利用工作中，做好解密工作也至關(guān)重要，它有利于檔案的利用。一般來(lái)說(shuō)，管理人員先進(jìn)行檢查后再對(duì)檔案信息進(jìn)行詳細(xì)認(rèn)真的解密，因?yàn)闄n案的重要性，管理人員一定要依照《保密法》的內(nèi)容進(jìn)行工作，根據(jù)檔案的類型把檔案科學(xué)合理分為絕密、機(jī)密和秘密三個(gè)等級(jí)，將檔案分成不同的等級(jí)主要是為了使檔案管理人員對(duì)相應(yīng)等級(jí)制定特定的保密制度，以便于工作人員對(duì)檔案的管理，有利于使用者對(duì)檔案的利用，更好的發(fā)揮檔案信息具有的價(jià)值。雖然檔案在檔案室保存，但并不意味它將一直處于保密的安全狀態(tài)，對(duì)檔案的保密管理時(shí)間是有限制的，若檔案的保密性失效，則意味著其安全性將受到威脅，這種保密性失效的檔案在解密之后能夠被使用者長(zhǎng)期的使用，其次，檔案的保密級(jí)別也會(huì)有所改變，一般來(lái)說(shuō)，工作人員可以依照檔案保密的范圍、時(shí)間期限、級(jí)別的變化等因素，控制檔案的保密級(jí)別。通過(guò)提高檔案解密工作的水平，能夠促進(jìn)檔案的保密管理與利用等工作的互相協(xié)調(diào) 有利于工作的順利進(jìn)行。

5做好檔案利用前的基礎(chǔ)工作

在檔案利用工作之前進(jìn)行一些基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作有利于促進(jìn)工作的有效進(jìn)行，使檔案的保密管理以及利用工作都能起到它們的作用。首先，工作人員應(yīng)該做好檔案利用中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，保證開(kāi)放檔案在工作中的質(zhì)量，在之前工作的前提下，將檔案進(jìn)行科學(xué)合理的劃分，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的分類科學(xué)、組卷合理的高效管理模式，要保證檔案信息的有效性，提高檔案的質(zhì)量。其次，可以所以檔案設(shè)置號(hào)碼，并設(shè)計(jì)搜索的功能，對(duì)于檔案的檢索功能，需要管理人員加強(qiáng)功能的基礎(chǔ)性、骨干性、文字?jǐn)⑹鲂缘忍匦裕员阌谔岣邫n案檢索能力，以便于工作人員的管理和使用者對(duì)檔案快速有效的利用。同時(shí)，工作人員應(yīng)該注重對(duì)檔案的備份，尤其是對(duì)于那些保密級(jí)別較強(qiáng)的檔案，可以通過(guò)多種方式對(duì)檔案進(jìn)行備份，以免在進(jìn)行利用或解密工作中，因其他因素導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失。

6實(shí)施有效的檔案安全監(jiān)督

為了確保檔案的保密管理以及利用工作能夠安全進(jìn)行，需要做好檔案的監(jiān)督工作，工作的主要目的是避免檔案信息在利用環(huán)境出現(xiàn)泄密、丟失的情況。針對(duì)不同級(jí)別的檔案作出不同的監(jiān)督方案，要了解檔案使用者的使用目的、背景等問(wèn)題，根據(jù)實(shí)際情況，作出一些安全措施，如在檔案室安裝監(jiān)控器，有利于在使用者使用檔案時(shí)進(jìn)行必要的監(jiān)控。其次，部分人會(huì)進(jìn)入檔案室利用檔案信息，對(duì)于這種情況，管理人員應(yīng)該對(duì)利用者進(jìn)行合理的監(jiān)督，比如：當(dāng)利用者在檔案上做標(biāo)記時(shí)，要做到及時(shí)的提醒并制止，確保檔案信息的完整性。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，監(jiān)督工作是一個(gè)責(zé)任重大的工作，在工作過(guò)程中，管理人員要保證勤勞、仔細(xì)的完成工作，如：要向檔案使用者講解檔案使用的相關(guān)制度，適當(dāng)?shù)母褂谜哌M(jìn)行溝通，監(jiān)督他們的使用行為是否符合規(guī)定。管理人員要完善登記制度，清晰的記錄出入檔案室的人員名單，并在名單上詳細(xì)記錄每一個(gè)使用者的使用情況，當(dāng)檔案信息出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠有效的采取措施，及時(shí)解決問(wèn)題。對(duì)于一些檔案受損問(wèn)題明確的情況，應(yīng)該上報(bào)上屬單位，科學(xué)合理的對(duì)檔案進(jìn)行處理。

7結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，做好檔案的保密管理與利用并不是進(jìn)行簡(jiǎn)單形式的工作，而是需要有效措施與制度的保證才能完成的工作。因此，工作人員應(yīng)該有一顆恒心，以積極的態(tài)度進(jìn)行工作。無(wú)論在任何環(huán)境下，都要做好自己的本職工作，提升自身的工作能力，加強(qiáng)自己的責(zé)任意識(shí)，認(rèn)真的進(jìn)行檔案的審查、解密和安全監(jiān)督的工作，加強(qiáng)檔案管理工作的保密性，進(jìn)一步將檔案資源的價(jià)值完全發(fā)揮出來(lái)。