作者：王守慧 吳國(guó)蘭 王建東

【摘要】 目的：探討Microsoft Excel在藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)中的應(yīng)用價(jià)值；方法：利用Microsoft Excel編制藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表，以電子郵件附件方式發(fā)送藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表至藥品經(jīng)營(yíng)企業(yè)報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)后以同樣方式回發(fā)藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表，合并所有報(bào)價(jià)后的藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表至同一Microsoft Excel計(jì)劃表中，選擇列利用數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，確定中標(biāo)企業(yè)和中標(biāo)價(jià)格；結(jié)果：利用Microsoft Excel合并報(bào)價(jià)后的藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表，利用數(shù)據(jù)排序，方法簡(jiǎn)便易行；結(jié)論：在藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)中利用Microsoft Excel可大大提高工作效率，具有很高的應(yīng)用價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】 Microsoft Excel 藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu) 數(shù)據(jù) 排序

1 藥品動(dòng)態(tài)

招標(biāo)采購(gòu)是在政府組織的藥品集中招標(biāo)采購(gòu)的基礎(chǔ)上，遵循藥品招標(biāo)采購(gòu)原則，在公開、公平、公正的前題下，由藥品使用單位根據(jù)短期藥品采購(gòu)計(jì)劃實(shí)施的隨即招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)。由于政府組織的藥品集中招標(biāo)采購(gòu)周期較長(zhǎng)，不能很好的切合藥品價(jià)格的市場(chǎng)變化，而且近兩年政府已不主張藥品集中招標(biāo)采購(gòu)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)采取藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)是對(duì)集中招標(biāo)采購(gòu)的彌補(bǔ)。

1.1 藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)方法 醫(yī)療機(jī)構(gòu)根據(jù)自己藥品品種、藥品使用量、醫(yī)療業(yè)務(wù)特色、現(xiàn)有藥品供貨單位等資源狀況，向社會(huì)公開短期需求藥品招標(biāo)采購(gòu)方式，歡迎各藥品經(jīng)營(yíng)（生產(chǎn)）企業(yè)報(bào)名，收集報(bào)名企業(yè)相關(guān)資料。由招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭，會(huì)同藥事管理委員會(huì)、紀(jì)檢審計(jì)部門進(jìn)行審核評(píng)估和初步篩選，組織考察組對(duì)初步篩選出的藥品經(jīng)營(yíng)（生產(chǎn)）企業(yè)綜合考察，聽取匯報(bào)，現(xiàn)場(chǎng)查看企業(yè)資質(zhì)條件、營(yíng)銷業(yè)績(jī)、企業(yè)信譽(yù)等，確定五至十家藥品經(jīng)營(yíng)（生產(chǎn)）企業(yè)為本單位擬供貨企業(yè)。為了及時(shí)了解藥品市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，確保省外藥品經(jīng)營(yíng)企業(yè)兩家。供需雙方簽訂藥品質(zhì)量保證協(xié)議書。協(xié)議書和供貨資格有效期一般為一年。按醫(yī)療機(jī)構(gòu)用藥情況，由藥劑科提供醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表，通常按月或季度出具短中期藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表，既保證藥品臨床供應(yīng)，又不致藥品積壓。計(jì)劃表以Microsoft Excel表格制作。藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表經(jīng)主管部門審核后，在紀(jì)檢審計(jì)部門全程監(jiān)督下，由招標(biāo)采購(gòu)部門以電子郵件方式分別發(fā)給至少三家擬供貨單位報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)后回發(fā)計(jì)劃表給藥劑科會(huì)計(jì)進(jìn)行比價(jià)，直接合并表格，輸入指令按次序排列。同品名、同產(chǎn)地、同規(guī)格品種，以報(bào)價(jià)最低者中標(biāo)，整理計(jì)劃表，簽訂供貨合同，再次發(fā)給中標(biāo)企業(yè)通知供貨。

1.2 藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)特點(diǎn) 確保藥品質(zhì)量；保障藥品供應(yīng)；提高藥品招標(biāo)采購(gòu)工作效率；降低藥品招標(biāo)采購(gòu)運(yùn)行成本；藥品價(jià)格隨行就市；降低藥品價(jià)格，有效保護(hù)消費(fèi)者利益；杜絕藥品購(gòu)銷領(lǐng)域不正之分。

2 Microsoft Excel在藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)中的應(yīng)用步驟

2.1 藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表的生成

醫(yī)療機(jī)構(gòu)根據(jù)用藥情況，應(yīng)用HIS管理系統(tǒng)確定藥品最低庫(kù)存數(shù)量，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)按月（季度）生成藥品采購(gòu)計(jì)劃表，導(dǎo)出藥品采購(gòu)計(jì)劃表到Microsoft Excel中保存，按照藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表規(guī)定內(nèi)容，刪除藥品采購(gòu)計(jì)劃表中不需要的列，復(fù)制粘貼到空白藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表表頭下，形成擬采購(gòu)藥品計(jì)劃表。基層小醫(yī)院無(wú)HIS管理系統(tǒng)，可直接用Microsoft Excel制作藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表。經(jīng)主管藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)部門審批后確定藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)正式計(jì)劃表。

2.2 藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表Microsoft Excel格式

藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表項(xiàng)目列中包括藥品“序號(hào)、通用名稱、規(guī)格、產(chǎn)地、單位、數(shù)量、報(bào)價(jià)、報(bào)價(jià)企業(yè)”等內(nèi)容，關(guān)鍵是“序號(hào)”和“報(bào)價(jià)”列內(nèi)容必須設(shè)置，此兩項(xiàng)內(nèi)容將作為藥品經(jīng)營(yíng)企業(yè)報(bào)價(jià)后合并報(bào)價(jià)計(jì)劃表進(jìn)行數(shù)據(jù)排序的必要條件（表樣見圖1）。

2.3 藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表的發(fā)送

藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表確定后，由招標(biāo)采購(gòu)人員將藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表以電子郵件附件形式分別發(fā)給至少三家藥品經(jīng)營(yíng)企業(yè)報(bào)價(jià)，藥品經(jīng)營(yíng)企業(yè)收到郵件后，下載附件保存，仍然在原始Microsoft Excel中填寫報(bào)價(jià)和報(bào)價(jià)企業(yè)名稱，填寫好的報(bào)價(jià)計(jì)劃表以同樣方式回發(fā)給醫(yī)療機(jī)構(gòu)。

2.4 報(bào)價(jià)后計(jì)劃表的合并

醫(yī)療機(jī)構(gòu)收到報(bào)價(jià)計(jì)劃表郵件后，下載保存郵件附件，按照?qǐng)?bào)價(jià)企業(yè)名稱命名Microsoft Excel文檔，進(jìn)行原始資料保存。然后將每份報(bào)價(jià)計(jì)劃表內(nèi)容復(fù)制粘貼到同一份空白藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表上，實(shí)現(xiàn)所有報(bào)價(jià)計(jì)劃表內(nèi)容合并。

2.5 報(bào)價(jià)計(jì)劃表合并后數(shù)據(jù)排序

報(bào)價(jià)藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表內(nèi)容合并后，可利用Microsoft Excel功能對(duì)表格內(nèi)容實(shí)施數(shù)據(jù)排序。第一步，點(diǎn)擊菜單欄中“數(shù)據(jù)”菜單，顯示數(shù)據(jù)菜單下拉列表；第二步，在數(shù)據(jù)菜單下拉列表中點(diǎn)擊“排序”，彈出“數(shù)據(jù)排序”對(duì)話框；第三步，在對(duì)話框“主要關(guān)鍵字”復(fù)選框中選中“序號(hào)”，點(diǎn)選“升”序，在對(duì)話框“次要關(guān)鍵字”復(fù)選框中選中“報(bào)價(jià)”，點(diǎn)選“降”序，在對(duì)話框“第三關(guān)鍵字”復(fù)選框中選中“無(wú)”，在“我的數(shù)據(jù)區(qū)域”項(xiàng)中點(diǎn)選“有標(biāo)題行”；最后在數(shù)據(jù)排序?qū)υ捒蛑悬c(diǎn)擊“確定”即可完成表格數(shù)據(jù)排序。合并后的報(bào)價(jià)藥品采購(gòu)計(jì)劃表內(nèi)容按照序號(hào)大小升序排列，按照?qǐng)?bào)價(jià)高低降序排列（見圖2）。

2.6 報(bào)價(jià)藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表數(shù)據(jù)篩選

報(bào)價(jià)藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃表合并進(jìn)行數(shù)據(jù)排序后，報(bào)價(jià)高低一目了然，如有未報(bào)價(jià)行，選定行實(shí)施刪除。按住“Ctrl”鍵選中每個(gè)序號(hào)最低報(bào)價(jià)行，復(fù)制粘貼到空白Microsoft Excel計(jì)劃表中另存并命名，生成本次藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)中標(biāo)價(jià)格表（見圖3）。

2.7 中標(biāo)企業(yè)中標(biāo)藥品品種的篩選

在藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)中標(biāo)價(jià)格表生成后，中標(biāo)藥品品種仍然按序號(hào)排列，中標(biāo)企業(yè)名稱排列混亂，這就需要對(duì)中標(biāo)藥品按中標(biāo)企業(yè)名稱進(jìn)行排序，重復(fù)2.5第一、二步操作；第三步，在對(duì)話框“主要關(guān)鍵字”復(fù)選框中選中“報(bào)價(jià)企業(yè)”，點(diǎn)選“升”序，在對(duì)話框“次要關(guān)鍵字”、“第三關(guān)鍵字”復(fù)選框中均選中“無(wú)”，在“我的數(shù)據(jù)區(qū)域”項(xiàng)中點(diǎn)選“有標(biāo)題行”；最后在數(shù)據(jù)排序?qū)υ捒蛑悬c(diǎn)擊“確定”即可完成計(jì)劃表按中標(biāo)企業(yè)名稱排序，所有中標(biāo)藥品品種按報(bào)價(jià)企業(yè)名稱排列（見圖4）。按住“Ctrl”鍵選中報(bào)價(jià)企業(yè)全部中標(biāo)品種行，按企業(yè)名稱分別復(fù)制粘貼到空白Microsoft Excel中標(biāo)計(jì)劃表中另存并按中標(biāo)企業(yè)名稱命名，生成本次藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)中標(biāo)藥品采購(gòu)計(jì)劃表（見圖5）。再次以電子郵件發(fā)送中標(biāo)藥品計(jì)劃表至中標(biāo)單位，通知中標(biāo)單位按計(jì)劃派送藥品。

3 分析與討論

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，藥品價(jià)格隨行就市已形成趨勢(shì)，這就要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)隨時(shí)掌握藥品價(jià)格的市場(chǎng)變化動(dòng)態(tài)，推行藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)可使藥品價(jià)格及時(shí)順應(yīng)市場(chǎng)變化，從人力、物力、財(cái)力多方面衡量無(wú)異是一個(gè)很好的舉措。目前大中型醫(yī)療機(jī)構(gòu)都已應(yīng)用HIS管理系統(tǒng)，藥品采購(gòu)計(jì)劃可由系統(tǒng)自動(dòng)生成，導(dǎo)出采購(gòu)計(jì)劃至Microsoft Excel稍加修改即可成為藥品采購(gòu)計(jì)劃表，即便是沒(méi)有應(yīng)用HIS管理系統(tǒng)，單機(jī)管理已基本普及，在Microsoft Excel中制作藥品采購(gòu)計(jì)劃表也非常簡(jiǎn)捷。Internet網(wǎng)應(yīng)用已非常廣泛，收發(fā)電子郵件方便快捷且不產(chǎn)生任何費(fèi)用，與傳統(tǒng)人工和傳真方式相比，不僅省時(shí)經(jīng)濟(jì)，而且準(zhǔn)確可靠。醫(yī)療機(jī)構(gòu)不需要另設(shè)專門組織機(jī)構(gòu)，由庫(kù)管、采購(gòu)、會(huì)計(jì)人員利用正常工作時(shí)間即可完成藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)一系列工作。

在實(shí)際工作中，醫(yī)療機(jī)構(gòu)臨床用藥保持相對(duì)穩(wěn)定，藥品名稱、規(guī)格、產(chǎn)地基本固定，需增加藥品品種或更換藥品廠牌規(guī)格時(shí)，一般要報(bào)經(jīng)藥事管理委員會(huì)通過(guò)。藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)在固定藥品名稱、規(guī)格、產(chǎn)地的基礎(chǔ)上，報(bào)價(jià)企業(yè)所報(bào)價(jià)格高低便是中標(biāo)與否的最主要參考條件，如何快速準(zhǔn)確地檢索出每個(gè)藥品品種的最低報(bào)價(jià)，是藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)工作的核心。Microsoft Excel具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)排序功能，可實(shí)現(xiàn)電子表格中各種數(shù)據(jù)的排序操作，操作比較簡(jiǎn)單，工作人員都能掌握，在一定程度上杜絕了手工操作所產(chǎn)生的誤差，可大大提高工作效率，而且便于資料保存核查。通常用傳真計(jì)劃表的方式進(jìn)行一次藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)至少需要一周時(shí)間，用Microsoft Excel計(jì)劃表互發(fā)電子郵件的方式僅用一天時(shí)間就可完成。筆者認(rèn)為醫(yī)療機(jī)構(gòu)實(shí)施藥品動(dòng)態(tài)招標(biāo)采購(gòu)是藥品采購(gòu)方式的進(jìn)步，運(yùn)用Microsoft Excel計(jì)劃表互發(fā)電子郵件是藥品采購(gòu)計(jì)劃表的革命，其優(yōu)勢(shì)顯而易見，值得各醫(yī)療機(jī)構(gòu)推廣應(yīng)用。