教育檔案的信息管理建設(shè)

來源:投稿網(wǎng) 時(shí)間:2023-08-09 10:00:07

在信息社會(huì)，時(shí)代已進(jìn)入快速發(fā)展時(shí)期，信息管理已逐漸成為教育檔案管理的主流方式。隨著國家對(duì)教育檔案管理的逐步重視，教育檔案的管理方法也需要不斷改進(jìn)，教育檔案的信息管理建設(shè)是非常必要的。在教育檔案管理的信息建設(shè)中，不可避免地會(huì)出現(xiàn)各種問題，需要管理者不斷發(fā)現(xiàn)問題，找到相關(guān)的解決方案。

1、教育檔案管理中需要解決的問題。

（1）信息化建設(shè)在管理教育檔案中的重要性被忽視。

與其他類型的工作相比，檔案管理工作單調(diào)乏味。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)更注重其他事務(wù)的表現(xiàn)，而忽視了教育檔案管理的重要性。在信息時(shí)代，許多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教育檔案的認(rèn)知仍然停留在普通的裝訂和記錄中，缺乏使用現(xiàn)代信息手段管理教育檔案的理念[1]。一旦需要調(diào)度或查詢檔案文件，就會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間篩選原始數(shù)據(jù)，耗時(shí)費(fèi)力。

（2）教育檔案管理人員個(gè)人能力不足。

教育檔案管理部門通常不夠重視，檔案管理人員的錄取標(biāo)準(zhǔn)通常相對(duì)寬松，直接給檔案管理向信息管理的轉(zhuǎn)型帶來了很多不便。

（3）舊的教育檔案管理設(shè)施。

通過信息管理教育檔案，需要先進(jìn)的管理體系和優(yōu)秀的計(jì)算機(jī)設(shè)備。通常，教育檔案管理部門的計(jì)算機(jī)設(shè)備更新不及時(shí)，導(dǎo)致設(shè)施陳舊。在建立檔案管理系統(tǒng)時(shí)，由于設(shè)備問題，信息處理通常過于緩慢，甚至存儲(chǔ)不當(dāng)。

(4)原始檔案數(shù)據(jù)未及時(shí)輸入處理。

許多教育部門在使用信息手段管理檔案時(shí)，忽略了原始數(shù)據(jù)的輸入記錄，只將新生成的檔案輸入管理系統(tǒng)。在抽查過去的檔案數(shù)據(jù)時(shí)，仍需檢查舊的紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致教育檔案信息管理不善。

(5)教育檔案分類不詳。

信息化的優(yōu)勢在于其查詢速度快，但在查詢的前提下，需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類的早期處理。檔案管理部門往往只是一個(gè)簡單的檔案信息輸入系統(tǒng)，對(duì)教育檔案的分類不夠重視，增加了后續(xù)查詢的工作量，給教育檔案的信息管理增加了很多麻煩。

二是規(guī)范教育檔案信息化管理的措施。

(1)有序輸入整理教育檔案信息。

教育檔案的原始數(shù)據(jù)輸入項(xiàng)目非常大。管理人員需要有序地將原始數(shù)據(jù)輸入信息管理系統(tǒng)，分類排列數(shù)據(jù)，方便查詢序列號(hào)。此外，還需要定期比較和檢查管理系統(tǒng)中的輸入數(shù)據(jù)和原始數(shù)據(jù)，以防止暫時(shí)疏忽造成的數(shù)據(jù)輸入偏差，給未來的查詢帶來麻煩。

在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和排列時(shí)，應(yīng)采用科學(xué)先進(jìn)的排序方法，以新規(guī)則中的三級(jí)分類方法總結(jié)和整理教育檔案，不局限于檔案的重要性，以新規(guī)則中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)按事件結(jié)合原因排列為分類排列標(biāo)準(zhǔn)[2]。此外，教育檔案中規(guī)定的檔案編號(hào)不僅可以方便檔案數(shù)據(jù)的分類和排列，還可以統(tǒng)一教育檔案的格式，方便檔案數(shù)據(jù)的查詢。

(2)管理人員信息化培訓(xùn)。

加強(qiáng)管理人員的現(xiàn)代管理能力。信息建設(shè)檔案管理是教育行業(yè)的必然趨勢，教育檔案管理人員不能遵守規(guī)則，只熟悉紙質(zhì)檔案的相關(guān)管理。檔案管理人員必須充電自己，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，熟練操作檔案管理系統(tǒng)的功能，完善教育檔案信息數(shù)據(jù)庫，熟悉計(jì)算機(jī)操作和信息時(shí)代的檔案管理知識(shí)，以便更好地服務(wù)于教育系統(tǒng)。

（3）完善教育檔案人員管理制度。

在教育體系的工作中，不可避免地會(huì)有人員調(diào)動(dòng)或辭職。人員流動(dòng)導(dǎo)致教育檔案管理交接不完善，新入職或新入職檔案管理人員對(duì)檔案管理體系不熟悉，導(dǎo)致未來檔案管理在磨合體系上花費(fèi)大量時(shí)間，不便于教育檔案管理的信息化建設(shè)。

在教育系統(tǒng)的教育檔案管理工作中，通常沒有非常嚴(yán)格的人員規(guī)章制度，導(dǎo)致教育檔案管理人員不重視檔案管理工作或工作熱情低下。只是采取工作態(tài)度，不犯大錯(cuò)誤。這不僅影響了教育檔案工作的信息管理，而且也不能有序地進(jìn)行普通紙質(zhì)教育檔案的管理。規(guī)范教育檔案管理人員的相關(guān)規(guī)章制度和日常規(guī)章制度，嚴(yán)格定期檢查，糾正管理人員對(duì)教育檔案管理的態(tài)度，面對(duì)工作，認(rèn)識(shí)到管理的重要性。這可以幫助教育檔案的信息化建設(shè)。

在教育檔案管理工作中，信息建設(shè)是教育檔案管理效率的有力保證，在今天的教育檔案積累中，僅僅依靠紙質(zhì)檔案不能有效地組織越來越多的教育檔案，教育檔案管理信息建設(shè)是隨著《紐約時(shí)報(bào)》進(jìn)步的必然措施。在當(dāng)今信息時(shí)代的不斷進(jìn)步和發(fā)展中，教育檔案管理人員還需要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息管理知識(shí)，改善檔案管理，為教育檔案管理的信息建設(shè)提供力所能及的幫助。