計劃生育信息管理中的應用

來源:投稿網 時間:2023-07-07 10:00:07

《中華人民共和國人口與計劃生育法》于2002年9月1日正式實施，該法的實施是計劃生育職能部門的首要任務。該法的頒布使計劃生育工作真正納入了法律管理，對建立新的、更完善的管理機制具有重要的現實指導意義。在人口眾多的國家，計劃生育一直是中國的一項基本國家政策。從中央到地方政府，各級政府都非常重視計劃生育工作，許多評估都實行了計劃生育工作的一票否決制度。與十年前相比，計劃生育工作已經從標準化、制度化轉變為合法化軌道，并滲透到各項工作的各個方面。例如，選擇先進單位、先進個人、調動工作、外出工作、福利、單位就業等與計劃生育工作有關。本文結合多年的工作實踐，提出了計劃生育統計工作中存在的一些問題。

提出1個問題。

計劃生育檔案管理非常重要。管理內容豐富，工作量大。隨著改革開放的不斷深入，市場更加繁榮，人才流動現象更加普遍和頻繁。特別是在廣大農村地區，由于農民工規模的擴大，流動人口急劇增加，檔案數據變化頻繁，大大增加了農村計劃生育管理的難度和工作量。在數萬人以上的城鎮，僅建立相關登記簿（結婚登記簿、子女出生登記簿、育齡婦女變更登記簿、流動人員登記簿、藥具發放登記簿等）和舊的常規管理方法幾乎不可能確保管理完全到位。因此，改革管理模式和手段非常重要。

2.計劃生育檔案管理的現狀。

目前，計劃生育檔案管理多為室內內容復雜、檔案數量多、時間跨度長，由于多年來一直處于封閉式管理中，計劃生育檔案管理僅以保管為目的，以檔案不丟失為原則。此外，各歷史時期檔案整理質量要求不同，整理規格不統一，檔案基礎普遍較差。

主要問題體現在以下幾個方面:一是檔號不規范，沒有目錄號，一卷多卷現象較多;二是檔案標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺乏基本要素，甚至沒有檔案標題等現象比較常見;第三，一些特殊的檔案缺乏檔案目錄，以至于一些未被檔案標題覆蓋的內容永遠無法檢索和使用;第四，檔案混亂現象較多，如按時間組、按職能部門管轄權限組、按文種組;第五，檔案厚度不同，有的一，二頁一卷，有的五六百頁一卷。第六，保管不統一，各部門分散現象嚴重。

3.利用計算機等現代手段，將人工管理改為計算機管理。

目前，在全國范圍內，計算機技術在計劃生育信息管理中的應用還不夠廣泛多數傳統紙張仍被用作數據傳輸媒介，這與當今的信息時代非常不協調。在復制數據和統計計算的過程中，員工不可避免地會犯錯誤，因此很難提高速度和質量。此外，傳統提交報表的輔助費用（差旅費或郵寄費、人工費）也很多。基于上述原因，我們可以根據實際情況編制統一的計劃生育檔案管理軟件，并將其發送給各單位。下屬單位（或基層單位）根據統一格式填寫數據，然后通過網絡將數據傳輸給上級單位。這至少有以下優點：統計速度快。數據報告只需幾秒鐘；數據準確。消除復制數據過程中人為因素造成的錯誤；節約成本，無紙張，無報表，無需花費大量時間填寫表格，只需點擊鼠標，使用現代計算機網絡，非常方便數據傳輸；無需手動統計，大大降低了計劃生育人員的勞動強度。

要提高檔案管理水平，必須實施標準化、標準化的工作程序和方法，即按照統一的程序和科學的方法進行檔案管理的收集、整理、評估、記錄和儲存。

首先，我們應該全面普查檔案，從粗到精。這是實現檔案管理標準化和標準化的第一步。由于一般計劃生育檔案多年來沒有進行全面檢查，且存儲期不準確，不可避免地存在許多重復或無檢查價值的文件，因此必須首先消除這些無用的文件，以避免未來計算機管理中的重復和低效率。第二，重新組合文件，以實現文件文件的標準化。重新組合那些太厚、內容混合的文件。重新組合的原則是盡可能地將那些有某種聯系的文件組合在一起。第三，統一分類號，確保檢索率的完整性。計算機檢索的顯著優點是，它可以滿足人們對家庭檢索的需要。為了保證檢索的完整性，在分類過程中，首先按照《中國檔案分類法》進行分類，然后根據情況制定一些具體的規則，以確保檢索標題的標準率。因此，在檢索標題時，我們應該統一標準化標題名。

4.加快數據準備，推進計劃生育檔案現代化管理進程。

一是區分優先事項，循序漸進。計劃生育檔案管理的一個重要目的是使檔案用于計劃生育工作，實現計算機管理檔案的目的是提高計劃生育檔案的利用率。在推進計算機管理的過程中，所有檔案應根據檔案的重要性、價值大小、利用率以及是否開放排隊，優先處理和整理可開放的核心檔案和利用率高的檔案。這樣，我們就可以加快計算機化檔案管理的進程，提高社會利用的效率。二是分級記錄，節省時間和精力。在記錄過程中，可將檔案分為三個層次，即反映單一問題或檢查價值低的檔案；一卷中涉及相同內容、排名相同的文件組合記錄；重要文件或反映問題的復雜文件。這種處理不僅可以揭示檔案的主題內容和特點，還可以減少錄入條目和錄入條目，既節省了時間、人力和財力，又提高了效率。第三，分類，充分利用檔案的原始基礎。對于那些具有良好基礎和完整目錄的檔案，可以直接在完整目錄上進行分類，對于病歷檔案、案例等特殊形式的檔案，可以使用計算機程序直接輸入名稱、地址、時間，然后用計算機統一給出分類號。這樣，充分利用檔案目錄的原始基礎，可以減少錄入環節，大大提高錄入速度。