電子檔案替代紙質(zhì)檔案進(jìn)入檔案庫

來源:投稿網(wǎng) 時(shí)間:2023-07-22 10:00:07

存檔是人們?cè)诟鞣N社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的原始記錄，原始記錄是其本質(zhì)屬性。起訴檔案是指檔案，但因其特殊性質(zhì)，除具有一般檔案的基本特征外，還具有糾正冤假錯(cuò)案、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定等作用。只有充分認(rèn)識(shí)到檢察檔案管理工作的特點(diǎn)，才能真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、便利化，從而使檢察工作更好地服務(wù)于人民群眾，更好地促進(jìn)檢察工作的發(fā)展。

一、基層檢察院檔案管理存在問題。

(一)檢察檔案管理思想落后，重視不夠。

當(dāng)今，檔案載體數(shù)字化已成為必然趨勢(shì)，越來越多的電子檔案替代紙質(zhì)檔案進(jìn)入檔案庫。如何在傳統(tǒng)的紙質(zhì)、實(shí)物文件與電子檔案共存的情況下，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的準(zhǔn)確、快速提取、借、存、比對(duì)等管理，是今后檔案工作亟待解決的問題。二是對(duì)檔案工作思想重視不夠，檔案意識(shí)不強(qiáng)。對(duì)于人員、財(cái)產(chǎn)、文件的整理歸檔時(shí)間，對(duì)檔案工作的人員、物品、文件的整理時(shí)間不能完全保證，也沒有將其真正與部門業(yè)務(wù)工作有效地結(jié)合起來。造成檔案資源開發(fā)利用不足的問題。

(二)檔案人員的配置難以適應(yīng)新形勢(shì)、新要求。

現(xiàn)在，按照有關(guān)規(guī)定，各基層檢察院都設(shè)立了專門的檔案機(jī)構(gòu)，配備了專職檔案人員。但是受案多人少矛盾的影響，或是由于工作的需要，個(gè)別基層法院檢察檔案工作人員具有一定的流動(dòng)性，嚴(yán)重影響了檔案工作的穩(wěn)定與長(zhǎng)期發(fā)展。一些檔案人員缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致一些檔案人員不熟悉檔案工作業(yè)務(wù)。在新刑訴法的實(shí)施過程中，對(duì)隨附的錄音、錄像電子光盤的存檔、存檔存在著爭(zhēng)議，需要制定相關(guān)法規(guī)加以規(guī)范。

(三)檔案管理的制度化、規(guī)范化建設(shè)亟待加強(qiáng)。

應(yīng)當(dāng)指出，制度不健全、監(jiān)督制約能力差是困擾基層檢察院檔案工作健康發(fā)展的一大突出軟傷。有些基層檢察院沒有將檔案工作作為各部門目標(biāo)責(zé)任制的一項(xiàng)重要參評(píng)指標(biāo)，使確保部門領(lǐng)導(dǎo)和具體管理人員的崗位責(zé)任指標(biāo)落實(shí)到檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)上；有些文件處理程序混亂，未嚴(yán)格按照上級(jí)要求存檔，有的借檔手續(xù)簡(jiǎn)單，還檔期限不定，存檔周期長(zhǎng)，任意延長(zhǎng)，使卷宗材料丟失的可能性增大，降低卷宗立卷質(zhì)量。

二是對(duì)基層檢察院檔案管理工作的健康發(fā)展提出一些建議。

(一)更新觀念，夯實(shí)基礎(chǔ)，推動(dòng)檔案工作落到實(shí)處。

對(duì)檔案工作的整體定位，基層檢察院應(yīng)充分認(rèn)識(shí)其重要性，切實(shí)采取有力措施，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。

一是加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)工作。要實(shí)施《檔案新規(guī)定講解輔導(dǎo)制度》，檔案人員對(duì)檔案工作的相關(guān)規(guī)定要先學(xué)習(xí)一步，然后到各業(yè)務(wù)部門以上小課進(jìn)行巡回輔導(dǎo)，使承辦人員及時(shí)掌握立卷工作的最新要求。對(duì)新員工入職培訓(xùn)中，要開設(shè)檔案輔導(dǎo)課，進(jìn)行知識(shí)講解及現(xiàn)場(chǎng)操作，使新人從一開始就接觸到標(biāo)準(zhǔn)的立卷程序及裝訂方法。

二要采取正向引導(dǎo)與反向激勵(lì)相結(jié)合的管理模式。實(shí)施“存檔情況通報(bào)制度”，對(duì)各個(gè)部門的存檔情況每半年進(jìn)行一次通報(bào)，這對(duì)于及時(shí)歸檔起到很好的督促作用。與此同時(shí)，也可以開展諸如“優(yōu)質(zhì)卷宗、優(yōu)秀立卷人”、書記員裝訂卷宗競(jìng)賽等活動(dòng)，使相關(guān)部門和干警對(duì)卷宗的歸檔工作更加重視。

四是利用科學(xué)技術(shù)輔助管理。檔案館是一項(xiàng)具有很強(qiáng)延續(xù)性的工作，紙質(zhì)仍然是其當(dāng)家的載體，但若將信息技術(shù)與其中融合，使得檔案的調(diào)取、查閱、使用更加方便，那無疑就是給檔案工作插上了翅膀。

(二)建立專業(yè)技術(shù)全面，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。

二是完善組織機(jī)構(gòu)，充實(shí)檔案人員管理隊(duì)伍；設(shè)立專門機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)人員，是實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化管理的前提。要提高檢察檔案管理人員的政治素質(zhì)，樹立高度的專業(yè)責(zé)任和堅(jiān)定的事業(yè)心，提高檔案工作者的檔案意識(shí)和法制觀念，充分認(rèn)識(shí)其重要性及其潛在價(jià)值。

二是優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案專業(yè)水平。為提升業(yè)務(wù)水平，建立檔案管理人員定期培訓(xùn)體系。把握檔案工作知識(shí)，增強(qiáng)依法治檔意識(shí)，提高工作水平；加強(qiáng)信息化技術(shù)學(xué)習(xí)，聘請(qǐng)專業(yè)人員，對(duì)檔案人員進(jìn)行檔案數(shù)字化應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)，使他們能熟練地掌握現(xiàn)有系統(tǒng)軟件的使用，并充分發(fā)揮現(xiàn)有設(shè)備的技術(shù)效益。

五是加強(qiáng)檔案研究與宣傳，擴(kuò)大管理成效。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)宣傳等手段，積極開展檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)、宣傳、教育工作，進(jìn)一步提高“依法治檔”意識(shí)。吸取先進(jìn)思想和經(jīng)驗(yàn)，做到取長(zhǎng)補(bǔ)短，為我所用，不斷提高檔案工作水平。

(三)規(guī)范規(guī)章制度，推動(dòng)檢察工作科學(xué)發(fā)展。

首先，建立檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，使其發(fā)展有法可依、有章可循。我們要在檔案法規(guī)精神的指導(dǎo)下，著眼形勢(shì)發(fā)展的要求，創(chuàng)新和完善原有工作制度，形成科學(xué)、實(shí)用的管理體系，推動(dòng)檔案工作朝著更規(guī)范的方向發(fā)展。

其次，以“檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作制度”為準(zhǔn)則，樹立“安全管理是檔案工作生命線”的理念。“防盜、防光、抗高溫、防火、防潮、防塵、鼠、蟲”八防的安全目標(biāo)，并加強(qiáng)“制度嚴(yán)防”，采取設(shè)備加固、物理隔離、技術(shù)封閉、人員協(xié)作等“五防”措施，以使安全管理制度化，確保檔案運(yùn)行，儲(chǔ)藏安全可靠，達(dá)到優(yōu)質(zhì)管理標(biāo)準(zhǔn)。

第三，推行檔案全面管理運(yùn)行制度，加強(qiáng)檔案管理過程的定位。認(rèn)真貫徹落實(shí)檢察機(jī)關(guān)檔案管理流程，克服隨意性、盲目性，使基層檢察院檔案管理規(guī)范化、常態(tài)化、科學(xué)化。