一、系統(tǒng)實施過程中存在的主要問題

企業(yè)管理軟件的實施一般可分為系統(tǒng)調(diào)研、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、模擬運行或并行、切換實施、改進完善等幾個階段。其中，認(rèn)真進行調(diào)查研究，作好充分的可行性分析，摸清情況是十分必要的，在此基礎(chǔ)上，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是整理基礎(chǔ)資料，以便進行初始化和模擬運行，經(jīng)過使用部分真實業(yè)務(wù)模擬運行，確認(rèn)軟件的相應(yīng)功能確切有效后，開發(fā)進行并行運行階段，并行是指原有手工系統(tǒng)照樣工作，同時在系統(tǒng)同步完成相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理，以證實系統(tǒng)運行結(jié)果是否正確可靠，之后再逐步將各個模塊切換至單軌狀態(tài)。在管理基礎(chǔ)較好、人員素質(zhì)較高、業(yè)務(wù)較為規(guī)范的企業(yè)或者大批量、單一產(chǎn)品生產(chǎn)的特點為企業(yè)，如果上述步驟能夠步步落實，成功的可能性較大，而一些相對管理基礎(chǔ)薄弱、人員素質(zhì)不是太高、產(chǎn)品以多品種、多規(guī)格、多型號為主的企業(yè)，這種方法存在多方面的問題在實際中難以解決，尤其是一些中小企業(yè)，企業(yè)管理軟件實施的成功率就很低，如果我們要求企業(yè)先進行“業(yè)務(wù)流程重組”和規(guī)范化管理時，他們往來會說：“正是因為原來管理不規(guī)范才需要用軟件的，否則，還用電腦和軟件干什么！”，當(dāng)然，不斷學(xué)習(xí)、加強培訓(xùn)、提高認(rèn)識還是極其重要的，但有效的實施結(jié)果，才是最有說服力的，才可以直接提高企業(yè)人員加深對企業(yè)管理軟件的認(rèn)識和提高信心。對實施過程中的主要問題，有針對性地采取有效的措施，往往可以達(dá)到事半功倍的效果。

（一）“初始化”工作量過大： 初始化的任務(wù)主要是整理并輸入基礎(chǔ)資料和初始余額。由于下列種種原因，導(dǎo)致初始化工作量過大，以致于不能按計劃完成，經(jīng)常嚴(yán)重影響企業(yè)管理軟件實施的順利進行。 1、企業(yè)的貨品多品種、多規(guī)格型號、單件價值小而數(shù)量繁多。 這種特點，給初始化工作中的很多內(nèi)容帶來了更多的工作量和較大的難度。 2、庫存賬實不符，余額不確切。 原有手工實物賬賬實不符，沒有正確的結(jié)存余額，如需要正確的結(jié)存余額就要進行庫存盤點。而進行盤點在業(yè)務(wù)繁忙、人手不足的情況下難以完成。 3 、動態(tài)存貨。 除庫存結(jié)存余額以外，要想獲得準(zhǔn)確的初始余額，還有生產(chǎn)過程中正在使用的原材料、半成品、已訂貨尚未到貨的在途材料等。存貨流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)越多，通過盤點獲取初始余額的難度就越大。 4 、人力不足。業(yè)務(wù)人員已定崗定員，每個職位的業(yè)務(wù)人員只少不多，又無法因電腦系統(tǒng)實施而使用臨時人員。所以在軟件實施過程中，一旦工作量加大就無法完成。而初始化工作量在個別崗位會增加到原來幾倍。實際中，還存在著增加工作量不增加報酬等矛盾，情況較為復(fù)雜。還有個別崗位人員不能勝任等問題等。 5 、基礎(chǔ)資料不完整。基礎(chǔ)資料主要包括部門檔案、職員檔案、客戶檔案、供應(yīng)商檔案、存貨分類、存貨目錄、會計科目、產(chǎn)品技術(shù)資料等。往來因為一些基礎(chǔ)資料不夠準(zhǔn)確完整，責(zé)任界限又不十分清楚，經(jīng)常導(dǎo)致實施計劃不能按時完成。如存在一物多名、一名多物等現(xiàn)象。 6 、基礎(chǔ)工作不規(guī)范。企業(yè)業(yè)務(wù)處理程序不嚴(yán)格，手續(xù)不健全，甚至業(yè)務(wù)記錄不完整，而企業(yè)管理軟件只能按照規(guī)范的程序進行業(yè)務(wù)處理，不可能有太多的靈活，使軟件服務(wù)商疲于應(yīng)付業(yè)務(wù)人員提出的各向落后業(yè)務(wù)處理方式靠攏的各種要求。業(yè)務(wù)人員由于缺乏規(guī)范業(yè)務(wù)處理的習(xí)慣反而覺得使用軟件束縛手腳，長期不能適應(yīng)。 7 、結(jié)果：初始化長期不能完成。由初始化工作量過大、個別事項難度過大，使得初始化工作長期不能按要求完成。致使企業(yè)慢慢喪失了對電腦系統(tǒng)熱情和興趣，項目實施因此很可能不了了之，而企業(yè)經(jīng)歷了一次這樣一次打擊后，重新振作起來，下決心再次實施管理軟件，恐怕至少要兩三年以后了。

（二）“并行”成為沉重的負(fù)擔(dān)和無意義的事后處理 并行是指手工系統(tǒng)與電腦系統(tǒng)同步完成業(yè)務(wù)處理，因為仍然延用原用辦法、程序來完成業(yè)務(wù)活動，所以所謂并行是不平等的，是以原有手工系統(tǒng)為主的，這樣就使電腦系統(tǒng)的處理成為了事后的數(shù)據(jù)錄入，根本對實際業(yè)務(wù)沒產(chǎn)生影響。 并行方式的本意是想讓電腦系統(tǒng)跟在手工系統(tǒng)后面，從而檢驗電腦系統(tǒng)的運行結(jié)果是否正確。如查某公司開發(fā)的企業(yè)管理軟件從來沒有在實際中用過，不知道是否能產(chǎn)生正確的結(jié)果，那么這種作法是無可指責(zé)的，然而事實是，很多軟件已在實際中多次成功應(yīng)用，還要長時間并行，這又是為什么了呢。實際上，并行方式的采用，是源于對電腦系統(tǒng)的不信任或者是對操作人員使用能力的不信任。這種不信任，大降低了應(yīng)用的成功率。比如一個人坐著轎車去旅行，由于此缺乏對轎車或司機的信任，道路遇有不平，車子顛簸，此人便下車前面步行，讓車子跟在后面“并行”，以檢驗車子是否能和他步行一樣正確到達(dá)目的地。軟件實施中的“并行”與此人的行為是完全一樣的，不知此人如果乘坐是飛機的話該怎么辦。

在“并行”過程中，主要會產(chǎn)生以下幾個方面的影響：

1 、工作量加倍

需要使用軟件的工作崗位，一般來說會使工作量提高一倍以上。這還是指初始化完成以后。如果該工作人員完成了新增加的工作量，是不是會被認(rèn)為原來的他的工作任務(wù)不夠飽滿，太過清閑了吧？如果不能完成新增加的工作則會被認(rèn)為是非常正常的。那么如果是你的話，你該怎么辦呢？

2 、事后處理的數(shù)據(jù)結(jié)果沒有任何意義

“并行”方式下的電腦系統(tǒng)由于是事后處理，導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)需要不一致，不能作為業(yè)務(wù)處理的依據(jù)。比如客戶要訂購某種產(chǎn)品，銷售人員無法從系統(tǒng)中查知當(dāng)前是否有貨，因為可能該種產(chǎn)品剛剛從倉庫發(fā)出或是生產(chǎn)完工入庫，但由于有關(guān)單據(jù)尚未錄入，所電腦系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不能成業(yè)務(wù)處理的有效依據(jù)。既然產(chǎn)生的數(shù)據(jù)結(jié)果不能使用，豈不是“白費工夫”？

3 、業(yè)務(wù)人員的興趣在下降

增加了工作量不說，忙了半天又沒什么意義，隨著剛接觸時的新鮮感逐漸消失，業(yè)務(wù)操作電腦的興趣在下降。人們開始覺得“企業(yè)管理軟件用不用都可”，與項目調(diào)研過程中軟件供應(yīng)商宣傳的效果形成了強烈的反差，企業(yè)的決策者也覺得好象上當(dāng)了一樣。一些開始進非常感興趣的人也開始沒了信心。

4 、是否及時處理無關(guān)緊要

由于上述問題的存在，在并行階段電腦系統(tǒng)是否及時進行業(yè)務(wù)處理，顯得無關(guān)緊要，一開始可能還保持與手工系統(tǒng)較短的距離，慢慢大家就發(fā)現(xiàn)，原來快點慢點無所謂。

5 、結(jié)果：還是老樣子

“并行”所產(chǎn)生的結(jié)果，往往是讓企業(yè)感到“管理軟件可有可無”，僅僅是期末會產(chǎn)生一些報表而已。與當(dāng)初的期望值相去甚遠(yuǎn)。

（三）“故障”導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員放棄使用電腦 電腦在使用中出現(xiàn)一些小的“故障”是非常正常的，如輸入法不能正確打出中文、出現(xiàn)死機、網(wǎng)絡(luò)不通、電腦病毒等等。因而在軟件實施中會聽到這樣的話：

1 、“電腦壞了”

由于操作人員缺乏基本電腦使用能力，稍有“故障”，便會有人說“電腦壞了”，而成為放棄使用電腦的理由。而相關(guān)負(fù)責(zé)人又無法確認(rèn)電腦是否真的壞了。企業(yè)新買的電腦會經(jīng)常“壞掉”，久而久之，人們發(fā)現(xiàn)電腦真是“靠不住”。

2 、“還是手工方便”

與此同時，一些業(yè)務(wù)人員在操作電腦時，由電腦系統(tǒng)在輸入數(shù)據(jù)時較嚴(yán)格，單據(jù)項目至少要填列齊全、貨品名稱、規(guī)格、型號要同目錄中設(shè)置的相致等，他不說是自己的習(xí)慣作法不規(guī)范，反而說軟件不方便，“還是手工方便”，我們也經(jīng)常會看到一些怎么也看不懂的手工單據(jù)。

3 、結(jié)果：又回到從前

即便不是“電腦壞了”，也“還是手工方便”，其結(jié)果便是“又回到從前”，新事務(wù)經(jīng)歷了迂回曲折之后又回到了原點。

二、“漸進式實施方法”的內(nèi)容及要點

企業(yè)的實際情況是客觀存在的，不能指望在短期內(nèi)有明顯的改變。軟件實施只能因地因時制宜，盡快使電腦系統(tǒng)能正常處理業(yè)務(wù)，才是軟件成功實施的唯一突破口。

針對上述問題，在模擬測試結(jié)束后，將基礎(chǔ)資料在較短的時間內(nèi)盡可能整理清楚，注意不能拖延時間太長，在存貨分類、存貨目錄、客戶檔案、供應(yīng)商檔案等必要的基礎(chǔ)資料錄入完畢后，開始按以下辦法實施。“漸進式實施方法”是指將企業(yè)的業(yè)務(wù)逐漸地納入電腦系統(tǒng)處理范圍，這一周期雖然也可能較長，但在實施過程可以讓人感使用企業(yè)管理軟件的必要性和真正的效果，同時沒有突然增加太多的工作量，使各個崗位的業(yè)務(wù)人員也容易接受。

（一）初始化，省略庫存盤點和余額錄入 前已述及，庫存盤點和余額錄入可能成為實施的障礙，那么就將其省略，可以大大減少一次性的巨大工作量。

（二）以銷售訂單為目標(biāo)對象，明確劃分業(yè)務(wù)界限，堅決取消以往的“并行”方式 確定一個系統(tǒng)切入的始點。這個始點就是從某一張銷售訂單。從這張訂單帶來的新生產(chǎn)任務(wù)開始，所有的相關(guān)業(yè)務(wù)一律進入電腦系統(tǒng)進行處理。而此前開始的原生產(chǎn)任務(wù)依舊按原方法處理，不做任何改變。這樣，業(yè)務(wù)處理要么用電腦，要么不用，沒有增加工作量。系統(tǒng)仍然與手工系統(tǒng)“并行”，但不是和以往一樣處理同一業(yè)務(wù)內(nèi)容，而是在各行其事。“此并行非彼并行也”。

（三）倉庫劃分： A 、 B 、 C 、 D 之所以可以不必錄入初始余額，只是沒有一次完成而已，事實上這一環(huán)節(jié)不可能省略。為了分次地將所有存貨納入電腦系統(tǒng)管理，在有效的庫存管理的基礎(chǔ)上，管理系統(tǒng)的其他目標(biāo)才有可能實現(xiàn)。

1 、 A 庫：新生產(chǎn)任務(wù)采購入庫的原材料、新生產(chǎn)任務(wù)完工后的半成品、產(chǎn)成品

A 庫的存貨結(jié)存余額即是未有生產(chǎn)任務(wù)需要的原材料、半成品和未被客戶訂出的產(chǎn)成品。此外的任何存貨不得進入 A 庫。

2 、 B 庫：新生產(chǎn)任務(wù)所需物料（已下料部分）

B 庫的庫存是待領(lǐng)用的原材料或待發(fā)貨的產(chǎn)成品。也就是說這部分存貨已物有所用，在確認(rèn)新物料需求時不必考慮。

3 、 C 庫：原有生產(chǎn)任務(wù)所需物料、完工產(chǎn)品

原有生產(chǎn)任務(wù)所需原材料、及完工產(chǎn)品在此暫存，沒記入電腦系統(tǒng)。待所有原生產(chǎn)任務(wù)完成后，此庫取消。

4 、 D 庫：未清理存貨

原有存貨，沒有進行清理入庫部分仍在此存，隨著新的采購任務(wù)的開始將逐漸被清點入 A 庫。

上述庫中， A 庫、 B 庫由電腦系統(tǒng)處理， C 庫、 D 庫由手工處理。

（四）生產(chǎn)計劃部門：面對新生產(chǎn)任務(wù) 在生產(chǎn)計劃部門，面對新生產(chǎn)任務(wù)，真正的系統(tǒng)運行開始了。

1、 原生產(chǎn)任務(wù)所需物料全部出庫另存至 C 庫，不足部分先行請購（不記入電腦系統(tǒng)）

2、 根據(jù)新生產(chǎn)任務(wù)，核實相關(guān)基礎(chǔ)資料：如 BOM 、設(shè)計資料、工藝、模具等

3、 核實新生產(chǎn)任務(wù)的物料需求

通過實物調(diào)查、在途統(tǒng)計（未到貨訂單）、合理的安全存量等，將當(dāng)前生產(chǎn)任務(wù)物料需求的 D 庫中已有材料，在電腦系統(tǒng)中盤點入 A 庫，再填單出至 B 庫；物料需求中不足部分，填單請購；原生產(chǎn)任務(wù)完工之半成品、產(chǎn)成品入仍手工入 C 庫；新生產(chǎn)任務(wù)完工之半成品、產(chǎn)成品在電腦系統(tǒng)中填單入 A 庫。

4 、完工產(chǎn)品從 A 庫出到 B 庫

（五）新生產(chǎn)任務(wù)的相關(guān)入庫 新生產(chǎn)任務(wù)的采購入庫、生產(chǎn)部門退料、完工半成品入庫、產(chǎn)成品入庫，一律在電腦系統(tǒng)中填單入 A 庫

（六）新生產(chǎn)任務(wù)的相關(guān)出庫 新生產(chǎn)任務(wù)中每一銷售訂單的產(chǎn)品全部完成后，由 A 庫出至 B 庫。發(fā)貨時從 B 庫發(fā)出。

（七）采購部門：只需按單采購 新生產(chǎn)任務(wù)采購訂單由采購部門跟單核對；已到貨訂單標(biāo)記為“已到貨”

（八）新生產(chǎn)任務(wù)的處理變并行為單軌，變事后為事前 新生產(chǎn)任務(wù)的處理經(jīng)轉(zhuǎn)變后，產(chǎn)生了多方面的積極影響。

1、 業(yè)務(wù)人員在處理業(yè)務(wù)時，只能通過電腦系統(tǒng)完成，沒有可以放棄的余地，無路可退，只能前進。

2、 所有業(yè)務(wù)處理都要即時打印成書面單據(jù)，并由經(jīng)手人員簽字。

3、 系統(tǒng)安全保證：保證系統(tǒng)正常運行，對斷電、系統(tǒng)故障事先制定有效措施。

三、循序漸進的企業(yè)信息化之路 在企業(yè)信息化的歷程中，只有特定條件下，才可能“一步到位”，如信息技術(shù)企業(yè)、人員素質(zhì)很高、產(chǎn)品單一、產(chǎn)品規(guī)格型號較為穩(wěn)定、管理基礎(chǔ)較好、規(guī)模較大的企業(yè)等。而一般企業(yè)，尤其是中小企業(yè)，信息化只能是一個循序漸進的過程。

首先，人員素質(zhì)是信息化的關(guān)鍵，只有采取多方面有效措施，使人員素質(zhì)提高到信息化要求的水準(zhǔn)，才能成為信息化的動力而不是信息化的障礙。而人員素質(zhì)的提高，也不可能是一朝一夕的事，也只能循序漸進的過程。

其次，企業(yè)管理軟件的應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)從單一模塊和單機系統(tǒng)開始，如工資管理、固定資產(chǎn)、會計核算等，以此逐步提高相關(guān)人員應(yīng)用計算機的能力，由于單機系統(tǒng)沒有復(fù)朵相互關(guān)聯(lián)，應(yīng)用效果不會相互影響，沒有太大風(fēng)險。

再次，在沒有真正應(yīng)用企業(yè)管理軟件之前，要先了解企業(yè)管理軟件的特點和要求，提前按照軟件系統(tǒng)的規(guī)律和要求來制定有效的管理制度和確定業(yè)務(wù)處理流程。因為信息化總是有它自己的特定規(guī)律的，什么樣的企業(yè)制度都不可能原樣不動的搬到信息化的體系中來。

“漸進式實施方法”僅就特定歷史時期企業(yè)管理軟件實施中一個階段所出現(xiàn)的一些問題提出一些方法，換一個環(huán)境可能就不適用了。但是“循序漸進”總是客觀規(guī)律的一個基本要求。