一、系統實施過程中存在的主要問題

企業管理軟件的實施一般可分為系統調研、數據準備、模擬運行或并行、切換實施、改進完善等幾個階段。其中，認真進行調查研究，作好充分的可行性分析，摸清情況是十分必要的，在此基礎上，數據準備是整理基礎資料，以便進行初始化和模擬運行，經過使用部分真實業務模擬運行，確認軟件的相應功能確切有效后，開發進行并行運行階段，并行是指原有手工系統照樣工作，同時在系統同步完成相應的業務處理，以證實系統運行結果是否正確可靠，之后再逐步將各個模塊切換至單軌狀態。在管理基礎較好、人員素質較高、業務較為規范的企業或者大批量、單一產品生產的特點為企業，如果上述步驟能夠步步落實，成功的可能性較大，而一些相對管理基礎薄弱、人員素質不是太高、產品以多品種、多規格、多型號為主的企業，這種方法存在多方面的問題在實際中難以解決，尤其是一些中小企業，企業管理軟件實施的成功率就很低，如果我們要求企業先進行“業務流程重組”和規范化管理時，他們往來會說：“正是因為原來管理不規范才需要用軟件的，否則，還用電腦和軟件干什么！”，當然，不斷學習、加強培訓、提高認識還是極其重要的，但有效的實施結果，才是最有說服力的，才可以直接提高企業人員加深對企業管理軟件的認識和提高信心。對實施過程中的主要問題，有針對性地采取有效的措施，往往可以達到事半功倍的效果。

（一）“初始化”工作量過大： 初始化的任務主要是整理并輸入基礎資料和初始余額。由于下列種種原因，導致初始化工作量過大，以致于不能按計劃完成，經常嚴重影響企業管理軟件實施的順利進行。 1、企業的貨品多品種、多規格型號、單件價值小而數量繁多。 這種特點，給初始化工作中的很多內容帶來了更多的工作量和較大的難度。 2、庫存賬實不符，余額不確切。 原有手工實物賬賬實不符，沒有正確的結存余額，如需要正確的結存余額就要進行庫存盤點。而進行盤點在業務繁忙、人手不足的情況下難以完成。 3 、動態存貨。 除庫存結存余額以外，要想獲得準確的初始余額，還有生產過程中正在使用的原材料、半成品、已訂貨尚未到貨的在途材料等。存貨流轉環節越多，通過盤點獲取初始余額的難度就越大。 4 、人力不足。業務人員已定崗定員，每個職位的業務人員只少不多，又無法因電腦系統實施而使用臨時人員。所以在軟件實施過程中，一旦工作量加大就無法完成。而初始化工作量在個別崗位會增加到原來幾倍。實際中，還存在著增加工作量不增加報酬等矛盾，情況較為復雜。還有個別崗位人員不能勝任等問題等。 5 、基礎資料不完整。基礎資料主要包括部門檔案、職員檔案、客戶檔案、供應商檔案、存貨分類、存貨目錄、會計科目、產品技術資料等。往來因為一些基礎資料不夠準確完整，責任界限又不十分清楚，經常導致實施計劃不能按時完成。如存在一物多名、一名多物等現象。 6 、基礎工作不規范。企業業務處理程序不嚴格，手續不健全，甚至業務記錄不完整，而企業管理軟件只能按照規范的程序進行業務處理，不可能有太多的靈活，使軟件服務商疲于應付業務人員提出的各向落后業務處理方式靠攏的各種要求。業務人員由于缺乏規范業務處理的習慣反而覺得使用軟件束縛手腳，長期不能適應。 7 、結果：初始化長期不能完成。由初始化工作量過大、個別事項難度過大，使得初始化工作長期不能按要求完成。致使企業慢慢喪失了對電腦系統熱情和興趣，項目實施因此很可能不了了之，而企業經歷了一次這樣一次打擊后，重新振作起來，下決心再次實施管理軟件，恐怕至少要兩三年以后了。

（二）“并行”成為沉重的負擔和無意義的事后處理 并行是指手工系統與電腦系統同步完成業務處理，因為仍然延用原用辦法、程序來完成業務活動，所以所謂并行是不平等的，是以原有手工系統為主的，這樣就使電腦系統的處理成為了事后的數據錄入，根本對實際業務沒產生影響。 并行方式的本意是想讓電腦系統跟在手工系統后面，從而檢驗電腦系統的運行結果是否正確。如查某公司開發的企業管理軟件從來沒有在實際中用過，不知道是否能產生正確的結果，那么這種作法是無可指責的，然而事實是，很多軟件已在實際中多次成功應用，還要長時間并行，這又是為什么了呢。實際上，并行方式的采用，是源于對電腦系統的不信任或者是對操作人員使用能力的不信任。這種不信任，大降低了應用的成功率。比如一個人坐著轎車去旅行，由于此缺乏對轎車或司機的信任，道路遇有不平，車子顛簸，此人便下車前面步行，讓車子跟在后面“并行”，以檢驗車子是否能和他步行一樣正確到達目的地。軟件實施中的“并行”與此人的行為是完全一樣的，不知此人如果乘坐是飛機的話該怎么辦。

在“并行”過程中，主要會產生以下幾個方面的影響：

1 、工作量加倍

需要使用軟件的工作崗位，一般來說會使工作量提高一倍以上。這還是指初始化完成以后。如果該工作人員完成了新增加的工作量，是不是會被認為原來的他的工作任務不夠飽滿，太過清閑了吧？如果不能完成新增加的工作則會被認為是非常正常的。那么如果是你的話，你該怎么辦呢？

2 、事后處理的數據結果沒有任何意義

“并行”方式下的電腦系統由于是事后處理，導致系統數據與業務需要不一致，不能作為業務處理的依據。比如客戶要訂購某種產品，銷售人員無法從系統中查知當前是否有貨，因為可能該種產品剛剛從倉庫發出或是生產完工入庫，但由于有關單據尚未錄入，所電腦系統的數據不能成業務處理的有效依據。既然產生的數據結果不能使用，豈不是“白費工夫”？

3 、業務人員的興趣在下降

增加了工作量不說，忙了半天又沒什么意義，隨著剛接觸時的新鮮感逐漸消失，業務操作電腦的興趣在下降。人們開始覺得“企業管理軟件用不用都可”，與項目調研過程中軟件供應商宣傳的效果形成了強烈的反差，企業的決策者也覺得好象上當了一樣。一些開始進非常感興趣的人也開始沒了信心。

4 、是否及時處理無關緊要

由于上述問題的存在，在并行階段電腦系統是否及時進行業務處理，顯得無關緊要，一開始可能還保持與手工系統較短的距離，慢慢大家就發現，原來快點慢點無所謂。

5 、結果：還是老樣子

“并行”所產生的結果，往往是讓企業感到“管理軟件可有可無”，僅僅是期末會產生一些報表而已。與當初的期望值相去甚遠。

（三）“故障”導致業務人員放棄使用電腦 電腦在使用中出現一些小的“故障”是非常正常的，如輸入法不能正確打出中文、出現死機、網絡不通、電腦病毒等等。因而在軟件實施中會聽到這樣的話：

1 、“電腦壞了”

由于操作人員缺乏基本電腦使用能力，稍有“故障”，便會有人說“電腦壞了”，而成為放棄使用電腦的理由。而相關負責人又無法確認電腦是否真的壞了。企業新買的電腦會經常“壞掉”，久而久之，人們發現電腦真是“靠不住”。

2 、“還是手工方便”

與此同時，一些業務人員在操作電腦時，由電腦系統在輸入數據時較嚴格，單據項目至少要填列齊全、貨品名稱、規格、型號要同目錄中設置的相致等，他不說是自己的習慣作法不規范，反而說軟件不方便，“還是手工方便”，我們也經常會看到一些怎么也看不懂的手工單據。

3 、結果：又回到從前

即便不是“電腦壞了”，也“還是手工方便”，其結果便是“又回到從前”，新事務經歷了迂回曲折之后又回到了原點。

二、“漸進式實施方法”的內容及要點

企業的實際情況是客觀存在的，不能指望在短期內有明顯的改變。軟件實施只能因地因時制宜，盡快使電腦系統能正常處理業務，才是軟件成功實施的唯一突破口。

針對上述問題，在模擬測試結束后，將基礎資料在較短的時間內盡可能整理清楚，注意不能拖延時間太長，在存貨分類、存貨目錄、客戶檔案、供應商檔案等必要的基礎資料錄入完畢后，開始按以下辦法實施。“漸進式實施方法”是指將企業的業務逐漸地納入電腦系統處理范圍，這一周期雖然也可能較長，但在實施過程可以讓人感使用企業管理軟件的必要性和真正的效果，同時沒有突然增加太多的工作量，使各個崗位的業務人員也容易接受。

（一）初始化，省略庫存盤點和余額錄入 前已述及，庫存盤點和余額錄入可能成為實施的障礙，那么就將其省略，可以大大減少一次性的巨大工作量。

（二）以銷售訂單為目標對象，明確劃分業務界限，堅決取消以往的“并行”方式 確定一個系統切入的始點。這個始點就是從某一張銷售訂單。從這張訂單帶來的新生產任務開始，所有的相關業務一律進入電腦系統進行處理。而此前開始的原生產任務依舊按原方法處理，不做任何改變。這樣，業務處理要么用電腦，要么不用，沒有增加工作量。系統仍然與手工系統“并行”，但不是和以往一樣處理同一業務內容，而是在各行其事。“此并行非彼并行也”。

（三）倉庫劃分： A 、 B 、 C 、 D 之所以可以不必錄入初始余額，只是沒有一次完成而已，事實上這一環節不可能省略。為了分次地將所有存貨納入電腦系統管理，在有效的庫存管理的基礎上，管理系統的其他目標才有可能實現。

1 、 A 庫：新生產任務采購入庫的原材料、新生產任務完工后的半成品、產成品

A 庫的存貨結存余額即是未有生產任務需要的原材料、半成品和未被客戶訂出的產成品。此外的任何存貨不得進入 A 庫。

2 、 B 庫：新生產任務所需物料（已下料部分）

B 庫的庫存是待領用的原材料或待發貨的產成品。也就是說這部分存貨已物有所用，在確認新物料需求時不必考慮。

3 、 C 庫：原有生產任務所需物料、完工產品

原有生產任務所需原材料、及完工產品在此暫存，沒記入電腦系統。待所有原生產任務完成后，此庫取消。

4 、 D 庫：未清理存貨

原有存貨，沒有進行清理入庫部分仍在此存，隨著新的采購任務的開始將逐漸被清點入 A 庫。

上述庫中， A 庫、 B 庫由電腦系統處理， C 庫、 D 庫由手工處理。

（四）生產計劃部門：面對新生產任務 在生產計劃部門，面對新生產任務，真正的系統運行開始了。

1、 原生產任務所需物料全部出庫另存至 C 庫，不足部分先行請購（不記入電腦系統）

2、 根據新生產任務，核實相關基礎資料：如 BOM 、設計資料、工藝、模具等

3、 核實新生產任務的物料需求

通過實物調查、在途統計（未到貨訂單）、合理的安全存量等，將當前生產任務物料需求的 D 庫中已有材料，在電腦系統中盤點入 A 庫，再填單出至 B 庫；物料需求中不足部分，填單請購；原生產任務完工之半成品、產成品入仍手工入 C 庫；新生產任務完工之半成品、產成品在電腦系統中填單入 A 庫。

4 、完工產品從 A 庫出到 B 庫

（五）新生產任務的相關入庫 新生產任務的采購入庫、生產部門退料、完工半成品入庫、產成品入庫，一律在電腦系統中填單入 A 庫

（六）新生產任務的相關出庫 新生產任務中每一銷售訂單的產品全部完成后，由 A 庫出至 B 庫。發貨時從 B 庫發出。

（七）采購部門：只需按單采購 新生產任務采購訂單由采購部門跟單核對；已到貨訂單標記為“已到貨”

（八）新生產任務的處理變并行為單軌，變事后為事前 新生產任務的處理經轉變后，產生了多方面的積極影響。

1、 業務人員在處理業務時，只能通過電腦系統完成，沒有可以放棄的余地，無路可退，只能前進。

2、 所有業務處理都要即時打印成書面單據，并由經手人員簽字。

3、 系統安全保證：保證系統正常運行，對斷電、系統故障事先制定有效措施。

三、循序漸進的企業信息化之路 在企業信息化的歷程中，只有特定條件下，才可能“一步到位”，如信息技術企業、人員素質很高、產品單一、產品規格型號較為穩定、管理基礎較好、規模較大的企業等。而一般企業，尤其是中小企業，信息化只能是一個循序漸進的過程。

首先，人員素質是信息化的關鍵，只有采取多方面有效措施，使人員素質提高到信息化要求的水準，才能成為信息化的動力而不是信息化的障礙。而人員素質的提高，也不可能是一朝一夕的事，也只能循序漸進的過程。

其次，企業管理軟件的應用，應當從單一模塊和單機系統開始，如工資管理、固定資產、會計核算等，以此逐步提高相關人員應用計算機的能力，由于單機系統沒有復朵相互關聯，應用效果不會相互影響，沒有太大風險。

再次，在沒有真正應用企業管理軟件之前，要先了解企業管理軟件的特點和要求，提前按照軟件系統的規律和要求來制定有效的管理制度和確定業務處理流程。因為信息化總是有它自己的特定規律的，什么樣的企業制度都不可能原樣不動的搬到信息化的體系中來。

“漸進式實施方法”僅就特定歷史時期企業管理軟件實施中一個階段所出現的一些問題提出一些方法，換一個環境可能就不適用了。但是“循序漸進”總是客觀規律的一個基本要求。