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加急見刊

試論公安院校檔案管理工作人員所應具備的素質和能力

田萌

論文摘要公安院校檔案管理工作對從業者素質的要求是多方面、多層次的。檔案管理工作涉及內容寬泛,要適應工作要求,除了具備正確的思想意識和強烈的事業心外,還要用多方面的知識武裝頭腦,使自己成為綜合素質較高的管理者,更好地為檔案事業做出應有的貢獻。

論文關鍵詞公安院校檔案管理政治素質知識能力素質信息化素質

一、公安院校檔案管理工作的內容

(一)文史檔案資料 一個優秀的院校蘊藏著豐富的歷史文化和特有的人文氣息,這些文化和歷史對于院校的發展和創新具有重要的意義。大部分院校都有相關的文獻資料詳細記載著該院校的文化傳統,并保存完好,公安院校也不例外。公安院校為更好地培養公安專業人才,從一開始就致力于公安事業的更好發展。國內每一所公安院校都有其悠久的歷史和豐富的文化底蘊,與其相關的檔案文獻也是豐富全面的。公安院校的文史檔案記載了本校的創建和發展歷程,有著重要的傳承作用。文史檔案一般包括學校日常管理當中的行政、黨群文件;各項教學工作、科研立項;財務、外事活動;學校各個時期的歷史記錄、創建過程以及對發展的記載等。公安院校的文件史料檔案有著重要作用,是每一所公安院校最基本最根本的檔案材料。 (二)學生檔案 公安院校與普通公安系統不同,其根本目的和任務還是以培養和教育學生為主,雖然公安專業的特殊性和學生今后工作的較為固定性使得公安院校與普通大學有根本的區別,但是在檔案比例中,依然與普通高校相同,檔案比重最大的部分還是學生檔案。公安院校的學生檔案記載了每一名學警在校期間的入學成績、入學登記表、學年學習成績和各項評比成績、是否為班干部身份、獎懲記錄以及暑寒假期間在當地派出所的實習情況和具體表現等等。每一名學生的檔案會隨著學生本人的畢業分配帶到其工作所在的公安系統,所以這份檔案就成為工作單位的同事和領導了解我們學生的第一張“名片”,也是工作單位在前兩年選拔人才的重要依據,是其人生中的重要履歷記錄。可以說,學生檔案對于學生個人是十分重要的,其價值和重要性不容忽視,所以檔案管理工作者在對學生檔案的管理工作中應該特別認真負責。 (三)實物類檔案 學校在發展過程中會產生大量有關學校實際情況的標志性、代表性的記錄以及外警培訓、校慶的紀念品等。比如獎狀獎杯、印章、錦旗等不同形式的物品。實物類檔案對于學校的發展和學生個人的榮譽記錄有著重要的作用,這類檔案以更加形象立體地方式呈現了學校的發展,以生動的方式記錄了學生的榮譽和發展。這些物品的歸類和整理也是檔案管理工作者工作的范疇,對于這些實物檔案,要認真仔細經過分類,歸入實物檔案內。

二、公安院校檔案管理工作人員的政治素質要求

(一)檔案管理人員應具有較高的政治素質 政治素質是指政治態度、政治品質和思想作風。公安院校檔案管理工作人員管理的檔案中有公安院校日常工作的各類紅頭文件、與公安系統機密相關的案例案情分析、教學內容以及本院校和其他公安系統單位的交流情況、與其他國家警察的培訓計劃和內容等等。其中有許多是具有公安工作的機密性和保密性的不可外傳的內容,如果傳入非法分子手中會導致嚴重的后果。因此,較高的政治素質是每一名公安院校檔案管理人員首先也是必須具備的。每一名公安院校檔案管理人員都要熱愛祖國,忠于共產黨和偉大的公安事業,能夠經得住利益的誘惑,能夠擔當得起法律的責任,能夠承受得了非法分子的脅迫。保持積極勇敢的上進心和堅定不移的衷心,把檔案管理工作做到細處,做到實處。檔案管理工作人員應該緊跟先進文化和社會主義主流文化,培養正確的人生觀價值觀,以自己的實際行動去維護好檔案管理工作,確保各類檔案的安全。

(三)檔案管理工作者應該具備嚴謹細致的工作作風 檔案管理工作是一項復雜繁瑣的工作,盡管工作內容枯燥無味,在別人眼里是簡單的流程性操作,但是這項工作系于政治性、科學性為一體,同時還有較強的服務性。這就需要每一名工作者保持嚴謹的工作作風。嚴謹的工作作風是必不可少的,也是做好這份工作的基本條件之一。在工作過程中要細致,細心,要一絲不茍,親力親為,不能繁衍了事,工作就是工作,不要輕視工作的重要性,做到不出差錯,不辦錯事。這項工作要求我們在區分全宗、分類立卷、確定保管期限、匯編、注釋檔案內容等各個工作環節準確無誤。在這些管理環節里,如果有一點紕漏都會給其它環節帶來很大的不便,一旦因為管理人員的不經心造成檔案的丟失、損毀,更是會給個人或者單位帶來不可估量的損失。可見,嚴謹細致的工作作風是每一位檔案管理工作者所應必須具備的。每一個小的工作環節做到一絲不茍,整個工作質量就不會出問題,工作質量保證了,單位利益就不會受到損失。

三、公安院校檔案管理人員的知識能力素質

(一)首先要精于檔案管理的專業知識 一個合格的檔案管理人員不僅僅要鉆研透自己本專業的知識,還要在工作實踐中掌握各種管理技能,學習相關的理論知識,提高自己的工作的能力。檔案管理工作涉及的專業知識較廣,管理人員應廣泛學習相關知識,在重點學習《檔案學概論》、《檔案管理學》、《科技檔案管理學》、《檔案分類學》、《檔案目錄學》等理論知識的基礎上,應注意加強實際工作經驗的積累,熟練地掌握各項工作技能。這些內容都是相互聯系相互貫通的的,是構成檔案管理體系的重要理論知識。 (二)其次管理人員要具備廣博的知識儲備 檔案管理需要進行分類處理,而分類處理是以檔案的內容進行區分的,檔案內容來自各方面,如果沒有廣博的知識,對于分類和管理就無從談起了。檔案管理工作者需要對各類檔案涉及的主要方面至少有個大概了解,這樣才能快速實現對檔案分類的處理。此外,作為一名管理人員,在各門學科相互滲透的今天,相關的文字編輯也是少不了的工作內容,因此,管理人員還要具備一定的語言基礎和寫作能力,才能更好地勝任檔案管理工作。 (三)要有良好的溝通能力 高校檔案管理的服務對象涉及領導、老師、學生,在實際工作中會經常與他人溝通交流以及詢問檔案工作的相關問題。檔案管理部門是一個集很多內容為一體的部門,同時也是一個嚴密性較強的部門。公安院校的檔案涉及很多重要資料文獻和紅頭文件,另外還有許多公安教師和領導的個人資料和工作經歷,這就要求檔案管理人員在具有擅于溝通和處理事物的能力同時,做好對檔案的保密工作。既要管理好檔案,確保檔案的保密性,又要和查、借閱檔案的人員溝通好,以便做到各取所需。

四、公安院校檔案管理人員的信息化素質

隨著社會逐漸步入信息化時代,傳統的檔案管理方式已經逐漸的跟不上社會發展的需要,在管理模式和管理人員的要求上已經提出了更高的要求,原有的檔案管理受到了現代化信息管理模式的沖擊和挑戰。因此一個檔案管理人員的工作能力和素質也面臨著新的要求和變革,需要對自己的能力的培養有一個全新的面貌。 (一)要求檔案管理人員具備相當的計算機、外語水平 檔案管理人員在現代化的信息檔案管理工作中,能熟練運用計算機的理論和網絡管理的基本知識,這一要求明確檔案管理人員必須具備計算機、英語、和網絡知識等基礎綜合素質。只有掌握了這些基本的知識,才能更快、更好地為開發現代化的檔案管理奠定基礎。在利用網絡資源和查閱外文資料的時候也可以利用到這些知識,還有進行整理檔案的時候,也需要有外語知識作為基礎。 (二)培養檔案管理人員的創新能力 社會需要不斷的進步就,同時也需要不斷地改革和創新。當今的時代是信息高速發展的時代,知識的更新換代一日千里。因此,公安院校檔案管理人員需要樹立起全新的學習觀念,從各方面提升和培養自己的能力,不斷地學習新技術,掌握更多的專業知識,利用現代化的技術手段對檔案進行有效的管理,把傳統的檔案管理與現代化管理理論相結合,更好地做好服務工作。

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