醫院檔案信息管理的轉變

來源:投稿網 時間:2023-07-15 10:00:07

伴隨著電腦、網絡辦公在醫院的快速普及與應用，并且，由于在醫院各種管理活動中，由于醫療業務的擴展，形成了電子文檔的數量劇增，檔案信息總量激增，越來越多的醫院檔案信息調取和使用，以及各個部門的各種需求不斷涌現，對檔案合理利用的期望日益提高，舊有的管理模式已不適應醫院檔案管理的需要，醫院檔案數字化建設已成為醫院辦公發展的必然趨勢。

一、醫院為什么要進行檔案數字化建設？

歸檔數字化就是利用數字化手段，以綜合的檔案信息資源作為處理核心，對數字檔案信息資源進行收集、管理，通過高速寬帶通信網設施聯接和提供利用，實現超大規模的資源共享、分布式數字信息系統。目前各醫院均采用基于因特網的共享信息系統、電子病案檔案、數字醫學影像資料、像醫生和護士工作站這樣的應用程序產生了大量的電子文檔、電子文檔、電子病歷、目前，檔案管理的傳統方法和使用方法已不能適應今天的需要，大量的電子文件必須進行有效的管理、分類、存儲。反之，則會影響醫院檔案價值的發揮，造成醫院工作效率低下。因此，加快醫院檔案信息化建設，利用現代科技手段，對醫院檔案資源進行數字化管理，實現醫院各種信息資源的有效整合與共享，是實現醫院檔案事業可持續發展，提高醫院各部門工作效率的重要內容。

二是醫院檔案數字化建設發展路徑。

就其它醫院數字化建設的發展路徑而言，要實現醫院傳統的檔案管理向數字化管理的轉變，需要經過三個階段：以檔案自動化為核心內的基礎階段；面向單個檔案室開展資源開發和提供使用服務的個人數字檔案室階段；以及深入開發和整合檔案信息資源的聯合檔案利用階段。

首先，在20世紀70年代末、80年代初，計算機的普及，使醫院的檔案自動化成為其重要內容和基礎，這一階段是檔案工作向現代化邁進的一個重要內容和基礎。這一時期，計算機的普及以及信息化辦公的廣泛應用使醫院必須進行檔案自動化建設。由于各醫院為提高工作效率，各醫院為提高工作效率，開展了自動歸檔、查詢、存檔等工作，建立了一套自動管理系統，實現了醫院檔案管理由手工管理向電腦管理的轉變。這一時期，醫院檔案信息管理仍然圍繞著檔案收集、鑒定等傳統服務功能，提供了檔案咨詢、查詢等信息服務模式。但是，這一模式基本上采用了傳統的檔案服務模式，隨著社會信息化程度的提高，這種傳統的信息服務模式已經很難適應現代信息環境對檔案信息服務的需求。

二是醫院檔案信息數字化發展第二階段，是面向檔案室開展資源開發、提供利用服務的個人數字檔案室階段，是當前一些大型醫院檔案數字化工作的目標。本階段數字化建設的核心是館藏檔案數字化和網絡化，形成以數字化檔案信息資源為館藏內容，以計算機為管理手段，以網絡傳輸為服務的新型檔案室。個別數字化檔案室階段主要采用以數字化檔案信息資源開發與提供利用為基礎的“資源中心”服務模式，突出了信息資源對檔案信息管理與服務的主導作用。

其三，檔案數字化發展的方向是共享與聯合，這個階段的數字化檔案室建設是通過網絡互聯技術，整合個人數字化歸檔室，充分利用各科擁有的檔案資源、人員、技術裝備等使檔案信息資源盡可能多的開發、共享、利用，最大限度滿足用戶對檔案信息的需要，以檔案信息資源效用最大化，構建一個完全意義上的數字化檔案室，按照權限分配，實現檔案信息共享。

三是檔案數字化建設的難點。

(一)紙質文件與電子文件同時存在。

數字檔案室僅僅是一個“信息空間”，需要傳統檔案室中的信息資源相互連接、轉化而成，盡管醫院每天都有大量電子文件生成和使用，但由于電子文件的方便、快捷、儲存方便而忽略了紙質文件的存檔，但是，他無法替代傳統檔案，其法律功能和憑證功能還沒有取代紙質文件的地位。所以，數字化檔案不能取代傳統檔案，而是將其視為對傳統檔案新功能的擴展，實現紙質文檔與電子文檔共存的制度，是從紙文檔到電子文檔的過渡過程中堅持的一項重要內容，論文、電子版文檔和電子版文檔必須與紙質文檔一起歸檔，并解決了紙質文檔與電子文檔如何合理配置，什么文件要數字化，什么樣的存儲機制才能最方便地利用檔案信息等技術問題。

(二)電子檔案的安全保護問題十分突出。

因為電子文件不受載體傳輸的限制，其時空制約性較差，其內容及位置極容易改變，由于易受不法侵害、設備突發性故障等因素的影響，易丟失性嚴重威脅到檔案信息的安全，因此，要嚴格執行國家法律、法規，建立本單位電子檔案管理制度，加強安全防范。

(三)檔案管理人員的計算機專業水平應該不斷提高。

由于信息網絡技術的廣泛應用，檔案管理者已從單純意義上的保管人變成了信息資源的管理者，分析員和組織者，提供與傳遞者，信息使用的領航者，因此，加強檔案業務人員的培訓，提高其計算機技術水平，在數字檔案建設中，網絡知識與信息的甄別能力至關重要。要定期派出檔案工作人員出去學習、培訓，及時掌握檔案管理的新動態、新技術。