以前我有的朋友自己一個人組織一個小型招商會，有板有眼，結果一到大型的招商會，三個和尚卻沒有水喝了，因為大家都有個依靠，工作交叉的地方又很多，分工很重要，很多企業都在說分工協作的問題，但是當你招商會失誤之后，分析總結的時候，看到的都是具體的問題，其實會議的總指揮至關重要，而他的重要就體現在分工的科學把控和過程查漏補缺，而不是“指揮”，總指揮就是最大的救火隊員，在會議的進行中，足球的運動中，戰術的安排和貫徹落實的程度以及切實的變化決定了會議的直接結果，所以每一個部門的分工就是場前戰術的意圖體現。

一、 會務組的工作流程（會務組是招商會的大腦和管家，事無巨細，前頭萬緒，會務組組長一定是一個既了解經銷商又有人生閱歷的人，脾氣很關鍵）

1、 確定會場后，會務組成員要熟悉會場環境及會場各部門主管，如：客房部、餐飲部、工程部、會議室等，把電話常備，做成小貼條，幾個組長每一個人一份，以備急時需要。

2、 會務組人員確定會務組房間后將會議物資全部放好并進行登記，分類并標注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、打印機、相機、DV等設備的妥善保管，責任到人，否則容易出現大家都不知道的結果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進駐會場至撤離會務組應24小時有人在崗。

3、 了解會場所能提供的服務，如：接送車輛、叫醒報務、免費早餐、市內免費電話等。并與服務部門詳細說明如何配合。如：接送車輛何時、何地、如何接送客人，叫醒服務的時間，方式，語氣等。

4、 如來賓需要特殊的服務如：長話、播放錄像、加餐、用餐時點酒點煙等要與前臺說明，來賓自己結算，會務組概不負責，如果能形成文字就更好。

5、 會務組除安排日常接待辦公房間外還應安排用于專門與客戶溝通的房間，套房要開一間到兩間，費用這個時候不能省。

6、 會務組房間內要做到衛生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息和輪休人員外會務組成員不得在床上休息，尤其是注意不能脫鞋以免異味充斥房間，客戶沒有進門之前先嗅到了味道，你說會有什么感覺。

7、 來賓提出的合理建議或問題在第一時間解決，即使不是自己的業務范圍，不能直接說：你去找那個那個人吧，支走OK，一定要說你等一下我幫你聯系一下，看他在那里，然后你去找他，如果客戶提出的問題超標，解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報或越權處理。

8、 掌握所有會議信息及人員聯系方式，備注上通過何種方式得知的消息，和公司那個人員溝通過，這個很重要，如果知道那個方式，以及和公司的具體人溝通過，那么會后的談判就是知己知彼，在言語上也不沖突，因為即使是一個事情，兩個人就有兩個說法，一點語氣的不同都會給客戶產生不正規的感覺，同時也容易被客戶利用互不通氣的弊病，那個誰、誰說了，你們是這樣的等等，來制造事件為自己利益打算。

9、 如接站車輛途中遇到塞車，及時向來賓解釋，請其等候或自己打車趕往會場。

10、 做好有突發事件的心理準備以及應對策略和第一、第二責任人，如：來賓之間產生糾紛，有人在會議現場無理取鬧，競爭對手參與等。

二、 登記組的工作流程

1、 根據會場環境，制定統一的工作流程。

2、 登記處環境整潔，便于來賓登記，禁止擺放無關物品。

3、 與酒店前臺及客房部保持緊密聯系，及時了解入住信息，確保客人的入住安排。

4、 提前向前臺領取客房鑰匙，為來賓省去復雜的登記過程。

5、 一定要收取房屋鑰匙押金，由我們轉向服務臺，不是不相信，而是防患以未然，同時也使客戶愛惜客房物品，因為抽煙燙洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有發生，沒有押金最終公司要承擔。

6、 來賓到達時熱情接待，詳細詢問并新自填寫登記表，字跡填寫工整，便于確認。

7、 來賓填寫完登記表后發放整套資料，說明里面裝的內容，尤其是囑咐讓其觀看《會議須知》，不明處查詢會務組，并告知會務組所在；由專人負責將來賓送入客房，主動幫助來賓提行李，如客房內已有客人要主動做介紹。

8、 提醒客人將貴重物品妥善保管。

9、 客房安排盡量一次到位，避免對來賓進行調房，如有特殊情況必須安排的，應向調動雙方做好解釋工作。

10、 本地的來賓要對其進行指引，告知會務組、會場、衛生間的具體位置。

11、 輪流用餐，確保崗位始終有人，在登記工作較少的情況下可以考慮輪流休息，確保旺盛的工作精力。

三、 接站組的工作流程（需要配合完成）

1、 詳細檢查接站所用物品：接站牌、《接站人員一覽表》等。

2、 接站組成員應詳細了解所接對象，并有其移動聯系方式。

3、 如出現晚點應耐心等候，在無接任務時注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會場和車站太遠。

4、 接站司機應隨時待命，并合理安排行車路線，禁止出現飲酒和脫崗現象。

5、 接到來賓應熱情主動的協助其提行李，并將其送上車，如還需等其它來賓則向其說明。

6、 如遇塞車現象應及時向會務組反映情況。

7、 如休息或辦理其它事情將車鑰匙統一放在會務組。

8、 若客人要求外出游玩必須請示會務組，得到同意后方可出行。

四、 會場組的工作流程

1、 與會場服務員充分溝通，做到期雙方緊密合作。

2、 在會議開始前一小時進入會場，檢測會場設備：麥克風、投影儀、電腦、幕布、白板、白板筆、燈光、音響、空調等。

3、 選擇并預留攝像機位，盡量減少人員走動對攝像效果的影響。

4、 由1~2人在會場入口處迎接來賓，并向其說明手機關閉或調到無聲，或向其出示警示牌，上面寫有：“禁止吸煙”，“請將手機關閉或調至無聲”，“會場內請勿喧嘩和走動”等警示語。

5、 引導來賓從前向后坐，如來賓中有熟人，可將其穿插安排在每排中間，幫助我方調節會議氣氛，如：帶頭鼓掌，向授課人點頭示意等。

6、 來賓入席后由會場服務員提供茶水，但是僅僅限于會前和中間休息的時候，中間倒水一是影響授課人的情緒，同時客戶喝水多了難免要小解，很麻煩，會擾亂會場秩序。

7、 在授課期間，如有來賓交頭接耳或接打電話，可遞上紙條，請其注意會場秩序，如有來賓打盹，可為其提供風油精或清涼油提神。

8、 為保證授課人的思路來受干擾，授課期間會場內除攝像人員可以來回走動外，其他人員盡量減少走動。

9、 注意各個來賓的神態和聽課的認真程度，這個對后期談判都起到很好的作用，在一次招商會上，有個客戶很刁蠻和苛刻，有很多人認為他不能成為客戶，但是會場組人員給我講了一個細節，這個人的會議記錄最全，一直在聚精會神的聽課，他至少也是一個身價千萬的老板，能這樣來參加招商會，我想是肯定要做的，刁蠻和苛刻不過是在談條件，因為有這個心理準備，那么我在闡述“越是苛刻的客戶越是將來有可能合作的客戶”觀點的時候，切入服務和受益的解釋，在不違反公司原則的情況下盡一起努力來協調，同時強調如果原則可以打折，是不是允許服務可以打折，如果可以，我們馬上簽，結果雙方都笑了，合同自然也成交了。

五、 后勤組的工作流程（需要配合完成）

1、 做好各項開支的費用預算，協助購買并保管所需物資，保障有力。

2、 提前與訂票公司聯系，并了解始發車次及航班次，爭取為來賓提供經濟快捷的返程路線。

3、 和會務組進行溝通，提前取得各個客人返程的時間和要求，集中購買，以免耽誤時間。

4、 后勤組也是機動組，隨時聽從總指揮的安排。

六、 業務組的工作流程

1、 在登記組將到會名單提供后，在第一時間內將名單進行分組。分組原則是將關系好的來賓分在一起，并在每桌安排一個我方工作人員，對有意向或是身份不明的來賓，可在其旁邊安排和我方關系較好的來賓或朋友去調查其動機和促進。

2、 了解來賓的住宿房間位置，對目標人進行初步的交流，探訪。

3、 準備VI手冊，運營手冊，各種合同資料的準備。

七、 溝通組的工作流程

1、 會前將有意向來賓的情況進行充分了解，如果有可能最好事前先溝通。

2、 溝通時要把握“探其所虛，供其所求”的原則，先傾聽，后判斷，再行動。

3、 對準備簽約的來賓先重點突破，促其形成帶頭作用。

4、 談判時可利用“銷售緊迫感”對來賓開展心理暗示。

八、 主持人的工作流程

1、 主持人必須提前熟悉會場、會議主題、內容等。

2、 會前先宣布會議程序和會議須知，并將注意事項進行公布。

3、 擬定每位授課人的經歷與職務簡介，當授課人上臺前進行介紹。

4、 授課后用簡單的總結發動來賓為授講者鼓掌。

5、 事先準備好活躍課間的話題、活動。

6、 主持人的煽動性和會議的氣氛息息相關。

九、 授課人的工作流程

1、 會前十五天準備好授課內容，并提供給相關對口副總處審核。

2、 提前五天將授課內容做成課件，交于會場組課件播放人員，或交組公司文稿，由公司人員協助制作。

3、 有條件的情況下提前三天做演練，確保授課無誤。

4、 授課前充分休息，調整狀態，保證最佳授課狀態。

十、 公司留守人員的注意事項

1、 留守期間詳細接聽電話，并詳細記錄。

2、 如在留守期間有來賓或客人到公司參觀應熱情接待，并說明招商會情況，如有需要通知會務組派車將客人接至會場。

3、 留守期間注意防盜、防電等安全，嚴禁脫崗。

4、 用餐時可輪換，或叫餐上門。

十一、 用餐時注意事項

1、 會議用餐前一小時與餐廳負責人聯系，確定用餐量，并做好預備量。

2、 用餐前五分鐘安排員工到餐廳門口等候來賓，引導來賓就坐。

3、 如有特殊習慣或宗教信仰的來賓應提前安排。

4、 對餐廳前臺人員說明，煙、酒、加餐等只能通過會務組專人進行安排，客人如自行安排會務組概不負責。

5、 待來賓全部入座后員工填補到每桌的間隙，盡量不要出現員工扎堆用餐。

6、 會務組和登記組用餐執行輪換制，并準備些牛奶或點心充饑，確保工作人員充沛體力。

7、 如果是自助餐，那么結算的時候一定要按照實際發生數量來計算，要注意一個細節，比如提前領取餐票，加蓋我方的公章，不要直接發到來賓的手里，尤其是早餐，有一次開會的時候，我們算的是1000元，結果對方說是1200元，為什么，是因為很多客人早餐沒有去，結果把票留在房間，客戶可能認為無所謂，但是服務員有時候收拾就有可能有不同的結果，好的餐廳也可能告訴你，不是1000元，而是900元，因為人有的沒有來，這樣的情況比較少，所以我們人員提前在餐廳門口等候，逐個數完然后計數。

十二、 員工的合理休息

在滿負荷工作的前提下確保各組員工的合理休息，每組根據自身情況制定合理的休息安排，如：登記組和會務組的工作主要集中在來賓登記、用餐、休息、返程的時間，其它時間則不是很忙，所以可安排適當的輪換休息；會場組的工作主要集中在授課期間，剩余時間應協助其它組工作或輪換休息；業務組與溝通組的主要工作時間是在來賓休息時與來賓溝通，所以在來賓授課時可安排與其它組配合或輪換休息。

十三、 突發事件及客戶投訴的處理

1、 如遇來賓酒后失態，來賓貴重物品丟失等突發事件，應及時尋找有關部門配合解決，盡量低調處理，不引起其它來賓的注意。

2、 如在工作中遇到來賓投訴，無論對錯，先賠禮道歉，然后彌補，會后再追究過失問題。公司內部的問題內部解決，尤其是在會議結束以后。

3、 公司自己員工之間無論發生什么事情都不能當著客戶的面互相拆臺，雖然不是故意的，但是起到了這個效果。

以上的流程和分工中間有很多交叉，在會議的進行過程當中，可能用不了這么多的部門，有可能一個組負責幾個組的職責，開招商會是一個蘿卜三個坑甚至都不夠，在具體的操作中，可以進行調整，部門可以調整，但是內容不能減少，開次招商會，就會掉層皮，這句話是真的，我們在2000年8月份在河北的一次全國招商會，花費10萬，簽單600多萬，全國25個省一次簽完，四天的會議過后，公司總部二十個人，六個打點滴。

招商會的這個階段很關鍵，控制得當，你就等著簽合同吧，即使交鋒，也是合作前奏而已，如果控制不當，效果可想而知。