隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的迅速發(fā)展及其在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，社會信息流通的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)發(fā)生了根本性的變化，檔案數(shù)字化的建設(shè)勢在必行①。民國檔案年代久遠，記載著民國社會歷史的原貌，反映著民國社會發(fā)展的軌跡。將館藏民國檔案數(shù)字化，對于繼承和保護人類寶貴的文化財富，無疑是最有意義的。為此，筆者就檔案數(shù)字化建設(shè)作粗淺的探討，與檔案界同行交流，以推進檔案數(shù)字化的健康發(fā)展。

一、檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化就是將存儲于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進行數(shù)字化。它利用掃描、照相及其他數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)、將紙質(zhì)及其他載體中記錄的傳統(tǒng)檔案信息(模擬形式)轉(zhuǎn)換成可以被計算機識別和處理的數(shù)字形式的過程。數(shù)字化檔案的最大特點是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速流動，徹底改變檔案的利用方式，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、信息管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。

二、檔案數(shù)字化面臨的問題

近些年來，為充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案的管理與利用服務(wù)，檔案界對檔案數(shù)字化進行了理論研究，同時全國各地的一些檔案館也開展了積極的嘗試，但是在檔案數(shù)字化過程中也面臨著一些問題。

1.標(biāo)準問題

數(shù)字化標(biāo)準是數(shù)字化建設(shè)規(guī)范和高效的保障，是穩(wěn)步推進檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。但目前檔案數(shù)字化標(biāo)準化建設(shè)還處在簡單、孤立、單個的狀態(tài)，還沒有形成完整的體系。全國檔案數(shù)字化無相關(guān)數(shù)據(jù)標(biāo)準，不同檔案部門數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)格式不統(tǒng)一，盡管可以通過大量的元數(shù)據(jù)來克服這樣不一致的問題，但不利于網(wǎng)絡(luò)條件下檔案信息的高效率共享。檔案數(shù)字化標(biāo)準的缺位與滯后，已成為制約檔案數(shù)字化建設(shè)的瓶頸;檔案管理軟件低水平與數(shù)據(jù)壁壘現(xiàn)象，已成為阻礙檔案數(shù)字化發(fā)展的阻力②。

2.優(yōu)選問題

長期以來，受歷史檔案“片紙只字不得銷毀”思想影響，在民國檔案接收進館過程中，采取“有文必收，有檔定管”的態(tài)度，永久保管。這樣，不免將內(nèi)容極具一般的事務(wù)性文件、零散性文件、重復(fù)性文件與體現(xiàn)民國時期機關(guān)主要職能的業(yè)務(wù)性文件交織在一起，這種“魚龍混雜，玉石不分”的館藏現(xiàn)象，造成了“館藏的虛腫，內(nèi)容的龐雜”，影響著館藏檔案的優(yōu)化管理。在當(dāng)前檔案數(shù)字化工作中哪些內(nèi)容優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗優(yōu)先數(shù)字化，哪些全宗暫緩數(shù)字化等，這些問題都很難明確。極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設(shè)備等將其內(nèi)容全部數(shù)字化③。目前，二史館共收藏有940多個全宗，計180多萬卷檔案，排架長度達5萬余米，繞南京城墻1.5周④，如果將這些檔案全部數(shù)字化，需耗時20年。

3.檢索問題

檔案信息檢索是館藏檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作的重中之重。數(shù)字化的館藏檔案，不僅應(yīng)該是經(jīng)過系統(tǒng)化整理的，而且是建立了能與全文數(shù)字化信息鉤鏈檢索的案卷級或文件級機讀目錄。因此，必須處理好館藏檔案實體整理中的遺留問題，完善案卷級目錄的主題揭示和加強文件級目錄的編制以及目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

三、檔案數(shù)字化對象的界定

民國檔案數(shù)量浩繁，而資金和人力資源相對有限，檔案數(shù)字化不可能一步到位。因此，我們應(yīng)該從實際出發(fā)，采取優(yōu)先原則進行檔案數(shù)字化⑤。

一是館藏珍貴檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。各檔案館都有其最為珍貴的“鎮(zhèn)館之寶”，從保護人類歷史遺產(chǎn)和搶救的角度出發(fā)，這些特藏應(yīng)該成為數(shù)字化的首選對象。

二是瀕危、經(jīng)過鑒定確認具有重要保存和使用價值的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。此舉有利于加快搶救與妥善保存這些反映民國時期歷史進程、社會變遷等重大歷史事件的瀕危檔案信息。

三是具有館藏特色的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。選擇本館獨有、特有的資源進行檔案數(shù)字化，可以突出自己的特色，實現(xiàn)優(yōu)勢互補和共享。

四是利用率高、需求大、開放的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。這樣不僅可以發(fā)揮館藏檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，而且有利于對檔案原件的保護。

二史館在長期的館藏建設(shè)中形成了自己的核心館藏，它們形成時間早、影響范圍廣、使用價值大、利用頻率高。早在上世紀六十年代，老一代檔案工作者為適應(yīng)當(dāng)時形勢的需要，從實體館藏150萬卷，700多個全宗的基礎(chǔ)上，精心選出74000多卷重要檔案。雖然這些檔案不能代表館藏中極具重要價值檔案的全部，卻是二史館館藏最為核心檔案的一部分，成為館藏檔案中利用最頻繁和最有亮點的檔案。我們應(yīng)該在尊重前人勞動成果基礎(chǔ)上，將這些檔案優(yōu)先進行數(shù)字化運作。

四、檔案數(shù)字化建設(shè)

1.檔案目錄數(shù)據(jù)庫

由于館藏檔案歷史跨度大，數(shù)量多，早期檔案整理編目工作較粗，目錄數(shù)據(jù)庫質(zhì)量不高。例如案卷過大過厚，目錄籠統(tǒng)不準確，不能反映卷內(nèi)內(nèi)容或只反映部分內(nèi)容等，造成大量有價值的信息沒有被揭示出來，降低了檔案利用的效益。2009年4月我館正式啟動館藏檔案數(shù)字化掃描工作，先期將教育部全宗和內(nèi)政部全宗進行整理編目，共計36931條目錄，比原來增加了6000多條，解決了部分案卷過厚、標(biāo)題不準確、檔案著錄項缺失(如形成時間、責(zé)任者不詳、事由不清)等問題，使整理后案卷標(biāo)題規(guī)范，主題清晰，能夠全面反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。然后將這些優(yōu)質(zhì)目錄和規(guī)范數(shù)據(jù)輸入計算機檔案管理系統(tǒng)，形成的新案卷目錄數(shù)據(jù)庫質(zhì)量大為提高。同時，也為今后數(shù)字化全文掃描準確掛接，為檔案利用者快速和準確查詢提供了重要保證。

2.紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化

通過掃描儀、數(shù)碼相機對檔案原文進行光學(xué)掃描，以圖片格式或光學(xué)字符進入計算機，形成圖像文件。之后可用OCR識別軟件，將掃描后的圖像文件轉(zhuǎn)換成文本文件。

掃描系統(tǒng)參數(shù)的選擇和確定對掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。我們在選擇分辨率時應(yīng)根據(jù)實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質(zhì)量等。

根據(jù)檔案紙質(zhì)的不同，采用不同的分辨率。否則，有的幅面清晰度好;有的幅面則清晰度差。對大幅面的表冊和地圖等檔案資料進行分塊掃描，形成的多幅圖像，要即時合并為一個完整的圖像，避免遺忘，以保證檔案資料數(shù)字化圖像的整體性。

3.多媒體檔案數(shù)字化

(1)照片檔案數(shù)字化。可采用以下兩種方法進行輸入，一種是利用光電掃描儀將照片存貯到計算機中的磁盤上，然后將照片采用壓縮文件格式進行縮小，解決因掃描圖象占用磁盤空間較大的問題。另一種方法是采用數(shù)碼相機對照片進行拍攝，圖像存貯在相機的磁盤上，再將圖像下載到計算機的硬盤或光盤上。對照片檔案進行掃描轉(zhuǎn)換，照片檔案掃描采用圖形格式，一般格式為JPG、TIFF，并且采用較高的分辨率，便于日后沖洗和印刷利用。

(2)聲像檔案數(shù)字化。主要是對錄音帶、錄像帶進行數(shù)字化處理。聲像檔案采用視頻采集卡和軟件進行模數(shù)轉(zhuǎn)換，音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV等格式存儲，視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、MOV等格式存儲。

(3)對數(shù)碼照相機和攝像機產(chǎn)生的已經(jīng)是數(shù)字化格式的多媒體檔案，則可直接進入對應(yīng)的多媒體檔案管理系統(tǒng)。

(4)檔案縮微品的數(shù)字轉(zhuǎn)換。使用縮微膠片掃描儀進行掃描，直接將縮微膠片轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號，避免再對紙質(zhì)原件進行重復(fù)掃描。

4.實現(xiàn)掃描文件和已有目錄數(shù)據(jù)庫的掛接

通過檔案目錄數(shù)據(jù)庫和掃描文件的快速掛接，系統(tǒng)就可初步實現(xiàn)對目標(biāo)檔案的全文檢索。然而，真正意義上的全文檢索，不僅應(yīng)該構(gòu)建功能完備的檔案全文數(shù)據(jù)庫，而且能夠集成數(shù)據(jù)庫檢索技術(shù)、全文檢索技術(shù)、圖像內(nèi)容檢索技術(shù)以及數(shù)字化音頻和視頻信息的檢索技術(shù)等。由于數(shù)字化檔案要求必須與檔案原件完全一致，然而目前的數(shù)字轉(zhuǎn)換、識別技術(shù)又不能完全滿足這一要求，因此，要實現(xiàn)數(shù)字檔案全文檢索，還有待技術(shù)的進一步發(fā)展。

5.開展網(wǎng)上利用服務(wù)

檔案數(shù)字化的目的就是要組織數(shù)字信息上網(wǎng)，面向應(yīng)用，建立“活性”，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和利用，為用戶提供更好的服務(wù)。

五、結(jié)束語

檔案數(shù)字化是對檔案部門的挑戰(zhàn)，也給檔案工作帶來了新的契機。面對新的挑戰(zhàn)和機遇，我們要勇于擔(dān)負起社會使命，以優(yōu)化理論為指導(dǎo)，以用戶需求為導(dǎo)向，以檔案利用為目的，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的進程，實現(xiàn)“資源共享、保護檔案、傳承歷史”的愿景目標(biāo)。

注釋:

①熊飛，熊艷.城建檔案數(shù)字化建設(shè)[J].城建檔案，2009(2):12-13.

②趙寧燕等.檔案數(shù)字化建設(shè)危機[J].蘭臺世界，2008(10):6-7.

③王素立.檔案信息數(shù)字化邊界問題的研究[J].檔案學(xué)通訊，2008(4):65-67.

④王俊明.九州圖籍歸天府——中國第二歷史檔案館解放初期接收政權(quán)檔案紀實[J].中國檔案，2009(9):37-39.

⑤陳光誼.淺談檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)遵循的幾個原則[J].四川檔案，2009(3):46-47.

⑥趙煒.檔案的影像化趨勢研究[J].中國檔案，2009(7):44-49.