招商會程序確認(rèn)：招商會是一門集公關(guān)、宣傳、造勢為一體的綜合學(xué)科，設(shè)計到公司的很多部門，招商會流程確定關(guān)系到前期籌備期的職責(zé)劃分，

招商會運籌期:

一、 招商廣告的發(fā)布

二、 會場的選定及布置

三、 會前費用預(yù)算（需要各個部門配合完成）

四、 接聽電話的技巧

五、 資料的傳真與郵寄來賓確認(rèn)及接站確認(rèn)

招商會籌備期

一、 資料的準(zhǔn)備

二、 人員分組與協(xié)調(diào)

三、 課程的審定與演練

四、 會前動員會及各小組工作流程演練

五、 工作人員提前進駐會場

招商會運作期：

一、 會務(wù)組的工作流程

二、 登記組的工作流程

三、 接站組的工作流程（需要配合完成）

四、 會場組的工作流程

五、 后勤組的工作流程（需要配合完成）

六、 業(yè)務(wù)組的工作流程

七、 溝通組的工作流程

八、 主持人的工作流程

九、 授課人的工作流程

十、 公司留守人員的注意事項

十一、 用餐時注意事項

十二、 員工如何合理休息

十三、 突發(fā)事件及客戶投訴的處理

招商會促進期：

一、 招商會結(jié)束來賓的撤離與返程安排

二、 會務(wù)組撤離酒店注意事項（需要配合完成）

三、 后勤組與酒店結(jié)算和注意事項（需要配合完成）

四、 業(yè)務(wù)組后期追款注意事項（需要配合完成）

五、 會后總結(jié)

六、 宣傳材料編輯與制作

招商會運籌期:

一、 招商廣告的發(fā)布

1、 發(fā)布時間：發(fā)布時間不能與會議時間相距太久，也不能太近。一般定在招商會前半月左右發(fā)布，要做到投資者在看到廣告后我們有充分的時間把資料寄去并電話進行解釋、邀約和其有充分的準(zhǔn)備時間參加招商會議。如區(qū)域招商會可適當(dāng)將發(fā)布時間提前到10天之內(nèi)。

2、 發(fā)布內(nèi)容：突出優(yōu)勢和重點，言簡意賅，有限的空間說清楚有限的訴求，何年何月何地參加什么樣的一個項目，來參加有何好處就足夠了。

3、 發(fā)布形式：一般以平面/半通欄/黑白稿形式發(fā)布，如與當(dāng)?shù)孛襟w關(guān)系較好，可選擇通欄或彩稿形式發(fā)布。

4、 發(fā)布媒體選擇：以投資者偏好媒體為主，如《中國經(jīng)營報》、《銷售與市場》等，如區(qū)域招商會應(yīng)選擇當(dāng)?shù)匕l(fā)行量較大的媒體。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)招商信息的發(fā)布也是一條方便快捷的途徑。

5、 發(fā)布注意事項：內(nèi)文一定要反復(fù)校對，以免出錯；發(fā)布版面一定要選擇效果好的版面，另外版面設(shè)計一定要有沖擊力，即使與其它小廣告擠在一起出能清晰的分辨出廣告的位置；招商內(nèi)容主題突出，一目了然；咨詢電話到少留兩部以上，確保每個咨詢者能充分了解招商內(nèi)容。

二、 會場的選定及布置

1、 會場選擇標(biāo)準(zhǔn)：

A交通便利：便利的交通可為參會者和舉辦者減少很多麻煩；

B在當(dāng)?shù)乇容^知名：會場不一定要有特別高的檔次，但一定要在當(dāng)?shù)匦∮忻麣猓挥袝r候特別高的檔次反而會起到反作用，因為投資者越來越明白羊毛出在羊身上的道理，過渡的檔次會使他們產(chǎn)生疑惑：這樣鋪張的公司能真正的兌現(xiàn)他們的服務(wù)承諾嗎？

C具備同時開會、住宿、就餐的條件：根據(jù)不同的會議規(guī)模選擇不同的會議地點。會場的選擇與布置應(yīng)同時考慮會場色調(diào)對來賓心理、情緒的影響，一般不要選擇全是白色或者紅色的會場，在那個環(huán)境里呆長了會使人煩躁，一般以藍色何淺灰色為主。會場要求整體環(huán)境舒適，溫度適宜，不壓抑，無噪音，光線充足，能滿足預(yù)期人員的座席，音響效果良好，具有數(shù)碼投影儀與幕布，白板，立式講臺，飲水機，產(chǎn)品展示柜等。衛(wèi)生間不能離會場太遠，不然會給來賓造成諸多不便。（如不具備投影儀的會場則要提前與投影儀設(shè)備公司租用，一般一天的使用費在500元左右，壓金可以爭取不交）

住宿要求以雙人標(biāo)間為主，無噪音，會務(wù)組安排在樓層首間或便于查找的位置，如到會人員在50人左右最好給會務(wù)組安排兩個房間，便于溝通；與酒店樓層或總臺服務(wù)人員事選溝通好每日幾點定時拔打叫醒電話/用餐電話/課前通知；避免分散住宿，所有房間要集中安排；提前將房間鑰匙領(lǐng)取至?xí)?wù)組，來賓到會務(wù)組登記后交鑰匙壓金領(lǐng)取房間鑰匙。

就餐要求：就餐環(huán)境清潔衛(wèi)生，能滿足參會人員同時用餐的需求，每張餐桌是有餐桌號，便于分組后確認(rèn)。就餐按當(dāng)?shù)貥?biāo)準(zhǔn)適當(dāng)安排，原則是中、晚餐按10人臺計算，暈素搭配每桌不超過十個菜，主食以當(dāng)?shù)亓?xí)慣搭配，上菜速度要合理，不能過長；早餐最好是自助餐（有些酒店的早餐可以爭取免費）；招商會后如安排聚餐，菜可適當(dāng)增加，酒水以啤酒或低度酒為主，高度酒容易喝醉，使會議結(jié)束后的溝通不能順利進行，所以會議后的聚餐通俗的講是喝好不能喝倒，尤其是自己員工不能喝倒。

D會場的布置：為了增加會場內(nèi)的氣氛，條幅、海報、招帖是必不可少的。

從一進會場開始首先要有導(dǎo)引牌，如會場門前空曠而且允許掛條幅可掛上一條歡迎主題的條幅，進入會場大廳要有登記處，（區(qū)域招商會或小型會議為了減少人員分流可將登記處安排在會務(wù)組），有本次會議的主題導(dǎo)引牌、會務(wù)組導(dǎo)引牌、會場導(dǎo)引牌、會場至衛(wèi)生間的導(dǎo)引牌、飲水區(qū)導(dǎo)引牌、吸煙區(qū)導(dǎo)引牌等，并由酒店專人負(fù)責(zé)前廳會議接待。引導(dǎo)牌的制作可由酒店方協(xié)助，布置由酒店完成或協(xié)助。

“禁止吸煙”，“請將手機關(guān)閉或調(diào)至無聲”，“會場內(nèi)請勿打電話和走動”等警示語分別貼在會場明顯處。

類似大型噴繪或條幅的布置事先要考慮好懸掛或粘貼方式并提前兩天布置完成。

2、 會場的費用的結(jié)算：又專人負(fù)責(zé)和一人簽字負(fù)責(zé)制，一定要和酒店負(fù)責(zé)人協(xié)商好，鑰匙各個參會的客人一定要交押金給會務(wù)組，便于管理，同時房間的長話一定說清楚只有會務(wù)方的總指揮才有資格給開長話，這個有時候很重要，有的客人不自覺，冒充會務(wù)組人員要求總臺開長途，結(jié)果有一次一個企業(yè)搞會議，光電話費就多付了2000多元，悔之不及呀。

三、 會前費用預(yù)算：把各個能想到的提前預(yù)支，尤其是當(dāng)著客戶的面不能透露消息和讓客人感覺公司很斤斤計較，招商會有時候需要打腫臉充胖子。

四、 接聽電話的技巧：

1、 話接聽程序：

招商電話接聽第一責(zé)任人是商務(wù)拓展部或者相同于整個職能的部門，如果同時有幾部電話打過來，內(nèi)線再轉(zhuǎn)到分管市場副總和常務(wù)副總處。每一個接聽招商電話得人必須正式填寫招商電話接聽表，詳細(xì)填寫各個項目，由商務(wù)拓展部每天匯總一次。（區(qū)域招商會也必須安排專人負(fù)責(zé)接聽招商電話）

2、 前臺接聽電話的標(biāo)準(zhǔn)語言是：“你好，某某某公司！”或者“你好，這里是某某公司。”

對方如果詢問招商信息，就直接轉(zhuǎn)到商務(wù)部，如果幾個內(nèi)線沒有人接聽，行政助理要詢問對方：“你好，他現(xiàn)在不在，你能否留下你的聯(lián)系方式，等他回來后我轉(zhuǎn)達給他，讓他直接打電話給您”。等等，千萬不可說他不在或者沒有人接聽就掛斷。

3、 在接聽招商電話時，首先是聆聽，聽清楚對方要問什么，關(guān)心什么，再能對癥解答，不要搶話，語言要言簡意賅，突出重點和優(yōu)勢。公司的產(chǎn)品遴選，區(qū)縣級招商的區(qū)域壟斷保護，比較豐厚的價差，文化營銷和體驗營銷，駐店營養(yǎng)師的咨詢。這幾個方面一定要了解清楚和解釋清楚。

4、 詳細(xì)記錄客戶的信息：所在城市，性別，職業(yè)或從事行業(yè)，有無醫(yī)藥保健品操作經(jīng)驗，信息來源，有無時間參加招商會，是否需要寄資料，聯(lián)系電話（如有的客戶不愿留電話可說明電話是快件公司為了確認(rèn)詳細(xì)地址用，不否則快件公司不受理）。

5、 如果遇到語言比較激烈或者偏激的詢問者，一定要不卑不亢，首先不要頂撞，最多說你在考慮考慮，我們在電話里只能談個框架，要不用傳真或者電子郵件的方式進行交流等等。

6、 言出必踐：一旦答應(yīng)經(jīng)銷商或者咨詢者的事情，一定要按時答復(fù)，即使是沒有結(jié)果，也要通知一聲。比如說：我下午查完后馬上給你回話，后來下午一忙就忘了，過來兩天再想起來打電話過去，對方說不想作了，一個小小的失誤就有可能造成很大的損失，因為對方會想你連這點的承諾都做不到，何況復(fù)雜的營銷服務(wù)承諾呢。

7、 超過自己范圍的事件不要輕易作出承諾，一定要留有余地，以便讓上級有回旋余地，但是在自己職權(quán)范圍以內(nèi)的事情要大膽拍板，避免給對方以羅嗦的印象。

8、 公司的談判機密不能泄漏。比如說別的經(jīng)銷商成交的金額，打款的階段等等。

接聽交代的事情不推委，應(yīng)該盡自己所能來解答，解釋不清楚的就記下來，等得到準(zhǔn)確答復(fù)后在回答給經(jīng)銷商。

五、 資料的傳真與郵寄發(fā)放

1、 資料發(fā)放的種類：邀請函、招商書、招商政策、產(chǎn)品彩頁，如有嘉賓需發(fā)請柬。

2、 資料發(fā)放的方式：特快專遞、快件、掛號、傳真、電郵。

3、 資料發(fā)放的注意事項：

A邀請函的內(nèi)容與設(shè)計可先與總部溝通；

B各種資料的復(fù)印裝訂要注意，不能出現(xiàn)錯頁、漏頁、翻頁等現(xiàn)象；

C信封的填寫與內(nèi)容一致，嚴(yán)禁出現(xiàn)張冠李戴；

D如有必要附請柬的貴賓，請柬一定要親自或找筆鋒流暢的人書寫；

E每套資料都應(yīng)附有商務(wù)拓展部的名片，以備聯(lián)系。

六、 來賓確認(rèn)及接站確認(rèn)

1、 為了方便來賓確認(rèn)，確認(rèn)方式分幾種情況：傳真確認(rèn)，電郵確認(rèn)，信函確認(rèn)，電話口頭確認(rèn)。需接站的來賓應(yīng)提供移動通訊方式，以備急用。

2、 無論是推薦還是通過其它信息來的客戶，對其前來的意向一定要有個大概的認(rèn)識，省代理、市代理、區(qū)縣級還是兼職拓展者，只有明確后才方便我方進行有效的拓展與分組工作。尤其是信息來源一項一定要詢問清楚，避免出現(xiàn)拓展獎勵糾紛。

3、 來賓出發(fā)前再進行一次電話溝通，確定中途方式/到達時間/是否安排接站，并再次強調(diào)會場地址及乘車路線。

4、 接站人員憑接站名單確認(rèn)接站人員并統(tǒng)一制作接站牌，選擇結(jié)實耐用的材料，牌上寫有明顯的識別文字如：某某某公司招商會接站處。有些航班或車次經(jīng)常出現(xiàn)晚點，所以最好安排站內(nèi)接站人員長時間等候；詳細(xì)游覽接站組工作職責(zé)。

會議的運籌期十分重要，他是成功的基礎(chǔ)和保障，招商要想成功首先得有人來，而這個階段就是解決能否有人來得重要環(huán)節(jié)。待續(xù)：（下一節(jié)招商秘笈第二步：穩(wěn)扎穩(wěn)打―細(xì)節(jié)籌備）

曹鑒：資深醫(yī)藥保健營銷實戰(zhàn)派人士，行業(yè)經(jīng)歷五年，中國營銷管理學(xué)院認(rèn)證營銷師、培訓(xùn)師，河北策劃學(xué)會理事。現(xiàn)任深圳岐黃生物萬生堂健康總部市場部經(jīng)理，從事健康專賣事業(yè)的推廣，擅長單個市場啟動和策劃。