摘要：固定資產投資項目管理是企業固定資產投資項目期末核對的重要依據，因此企業要做好固定資產投資項目檔案管理工作。隨著經濟的發展和社會的進步，企業對固定資產的投資在不斷增加，這導致了固定資產項目檔案持續增多，無形中加大了固定資產投資項目檔案管理工作的難度。固定資產投資項目檔案管理工作相較而言比較復雜，基于此，本文分析了企業進行固定資產投資項目檔案管理中常見的問題，并且有針對性地提出解決措施，以期為企業更好地進行固定資產投資項目檔案管理提供理論依據。

關鍵詞：固定資產；檔案管理；問題；措施

固定資產投資項目檔案管理是完成固定資產投資項目的關鍵環節，做好項目檔案管理有利于企業更好地了解投資狀況，是企業作出投資決策的參考依據之一。固定資產投資項目檔案包含了整個投資項目的全過程，其是從項目立項到項目驗收程序的材料保存。通過建立檔案可以讓投資人清晰地了解投資過程，同時也為項目建設后的維護工作提供參考，因此企業做好固定資產投資項目檔案管理是十分必要的。

一、固定資產投資項目檔案的特征

（一）涉及部門和單位較多

檔案的建立必定會涉及到公司的各參與部門，一般固定資產投資項目檔案管理涉及的部門可以概括為內部和外部。內部主要是企業自身運營該項固定資產所涉及到的部門，常見的有財務部、物資管理部、技術部門、檔案部門等，這些部門從一開始的項目立項就參與其中，需要詳細記錄各個部門的參與狀況及其在該項固定資產投資所扮演的角色，以便于服務于后續固定資產項目驗收工作。外部主要是各個內部部門在履行職責時所對外涉及的部門，主要包括施工單位、供貨部門、儀器管理部門等。由于涉及部門廣，因此其所涉及的人員也較為廣泛。

（二）檔案記錄內容復雜

固定資產檔案管理工作和其他檔案工作最為顯著的特征就是記錄的內容多樣，并且其記錄的數量也較為龐大，因而增加了檔案管理工作的難度。目前，大部分企業的固定資產投資項目檔案內容可以分為基礎建設檔案、設備檔案、綜合管理檔案等，并且每一種檔案都有許多記錄載體，因此檔案記錄繁瑣復雜。

二、固定資產投資項目檔案管理的常見問題

（一）企業忽視項目檔案資料的管理

企業忽視檔案管理工作、缺乏檔案意識是固定資產投資項目檔案管理工作開展過程中的常見問題之一，也影響著檔案管理工作的正常進行。缺乏檔案收集意識主要體現在建設單位中，建設單位以完成工期為唯一目標，從而導致其在施工過程中只關心項目進度而忽略對檔案資料的收集整理，導致收集的檔案資料不齊全，甚至有些單位后期為了完成企業所需的檔案資料而進行后續補充檔案，這就使得檔案質量受到影響，影響檔案后續使用。此外，如果企業進行大規模的項目建設，當項目結束后需要進行歸檔時資產項目檔案材料不齊全，就無法達到制作檔案的要求，影響公司項目驗收，為企業帶來損失。

（二）檔案缺乏系統性和完整性

固定資產投資項目檔案建立是一個動態變化的過程，其記錄了項目的設立、建設以及驗收，整個過程會隨著施工的進行而動態變化，因此檔案的記錄一直在進行，即使項目驗收后檔案的記錄也不能停止，因為項目的一些設備還需要進行定期維護，這個過程都需要進入檔案中，以便后續查找利用。但是部分施工隊伍由于缺乏系統性知識，加之不夠重視檔案資料的收集，從而無法進行系統的資料收集，導致檔案的完整性不高，影響檔案收集的質量，為檔案整理工作帶來許多麻煩。

三、加強企業固定資產投資項目檔案管理的有效措施

（一）提高企業人員的檔案意識

提高企業全體員工的檔案意識，有利于檔案資料收集工作的開展。當企業管理層人員擁有足夠的檔案管理意識時，那么檔案管理人員的工作激情就能很好地被調動起來，這有利于促使檔案管理工作的開展更加高效。此外，不僅要提高企業管理人員的檔案意識，還需要提高企業基層員工的檔案意識。基層員工會直接參與到項目檔案的收集中，其檔案意識的強弱直接關系到收集資料的全面與否。如果其具備檔案意識，那么就能保證檔案資料及時地歸檔，也有助于檔案管理工作順利地開展下去。

（二）加強對項目檔案的收集

由于固定資產投資項目檔案的動態變化特點，通過檔案記錄整個項目變化過程，這為后續項目的維護提供有力的憑據，因此要加強對項目檔案的收集，確保項目檔案的完整性。項目檔案的收集首先要有一定的收集流程，而且檔案收集計劃需要在項目正式開工前設定好，包括檔案部門需要對建設部門進行檔案收集指導，以提高檔案收集效率。企業要實現檔案工作同項目建設工作的同步化，及時準備收集項目檔案資料，同時還要協調檔案收集工作，保證各個部門能夠相互協調，使檔案收集符合歸檔要求，保證檔案的質量。除此之外，當企業的項目完成之后，施工單位需要移交檔案，移交的檔案要符合檔案部門要求，同時需要整理清楚，確保移交材料的完整性。當然檔案部門要加強同各個部門的聯系，一起做好檔案收集工作。

（三）強化過程管理工作

固定資產投資項目檔案管理工作需要檔案管理人員全程參與項目建設，及時收集所產生的檔案資料。企業要加強對檔案收集過程的管理，要將項目檔案整理劃入合同范圍，以合同的形式確保檔案資料的質量，讓最終形成的檔案具有價值。同時，企業在同各個單位簽訂合同時，要將檔案工作與合同條款掛鉤，以更好地保證項目完成后的質量，也可以讓工程管理人員及時進行檔案收集，增強其責任意識。企業還應要求項目設計單位提供同實際情況相符合的施工圖和竣工文件，這些材料要進行審核后才能夠歸檔入庫，從而讓整個檔案管理工作有序合理地開展下去。

（四）提高檔案管理人員專業素養

企業應當根據部門需求來配備檔案管理人員，并定期對其進行培訓，讓其專業素養得到提升。由于檔案管理人員的工資待遇和有些崗位人員差距較大，這就使得員工不愿意留在這個崗位，從而造成人才的缺乏。因此企業需要充分調動檔案管理人員的工作積極性，多組織培訓工作，讓其實現自身價值。系統化的培訓可以讓檔案管理人員的工作效率得到大大提升，也能促進企業固定資產投資項目檔案管理水平得到相應的提高。固定資產投資項目檔案管理工作是企業管理工作的一部分，也會影響企業項目的進度，需要引起重視。固定資產投資項目檔案具有范圍廣泛、內容復雜的特征，這也為檔案的收集整理工作帶來了挑戰。忽視項目檔案資料的收集管理以及收集檔案不夠全面是當前項目檔案管理所面臨的重要問題，企業需要通過加強員工檔案管理意識以及加強檔案管理的監督來更好地實現檔案管理，并且企業還要注重檔案管理人才隊伍的建設，定期組織培訓，提升其專業素養。并不斷加強對企業固定資產投資項目檔案管理的研究，推動企業持續、健康發展。

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