摘 要：隨著改革開放的不斷深入，并進行到制度化的層面，對大多單位的管理都更加的嚴(yán)格?；诖?，本文主要分析信息化時代背景之下，在設(shè)備完善和軟件升級的基礎(chǔ)之上，創(chuàng)新管理理念，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的具體途徑，從而促進檔案管理水平的不斷提升，并運用數(shù)據(jù)化的檔案管理方式，提高檔案資源的利用效率。

關(guān)鍵詞：新形勢;事業(yè)單位;檔案管理

一、引言

檔案管理的過程實際上就是對各種資源集中調(diào)度的過程，事業(yè)單位的重要資產(chǎn)體現(xiàn)在檔案資源上。檔案管理水平不但影響事業(yè)單位未來發(fā)展，還影響事業(yè)單位科學(xué)決策。因而需要應(yīng)用新技術(shù)、新理念、新思維，不斷促進事業(yè)單位管理水平上臺階。

二、創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的價值

隨著時代的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的改革工作也在不斷深入，這給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求。當(dāng)今時代是信息化、數(shù)字化時代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了新的契機，檔案管理者應(yīng)該緊跟時代的步伐，順應(yīng)改革開放深入進行，不斷創(chuàng)新檔案管理的方式。只有創(chuàng)新檔案管理方式、提升檔案管理水平，才能夠提高檔案管理的可持續(xù)性。應(yīng)用信息技術(shù)的支持來進行管理方式的創(chuàng)新，可以解決傳統(tǒng)的工作量大、人員不足的問題，拋卻傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作方式，并應(yīng)用數(shù)據(jù)化的模式來進行更高效率的檔案信息錄入、歸檔、分類管理、查詢以及科學(xué)服務(wù)推廣。檔案管理是否有效，檔案資源是否充分利用，直接決定了一個事業(yè)單位是否可以穩(wěn)定、長期發(fā)展 。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.對檔案管理工作缺乏重視

在新形勢下，越來越多的事業(yè)單位意識到了檔案管理的重要性，并且將檔案管理當(dāng)成重要的工作內(nèi)容，但是，仍有一部分事業(yè)單位并沒有對檔案管理工作給予高度重視，將更多的注意放在單位的主營業(yè)務(wù)上，對于檔案管理工作缺乏重視。加之，管理人員常常默默無聞，長期難以引起人們的關(guān)注，漸漸的檔案管理工作就會被相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層所忽視。事業(yè)單位的檔案管理工作是一項非常復(fù)雜的工作，檔案從收集到最終的歸檔往往需要花費較長的時間，并且涉及的人員非常多，在短時間內(nèi)也難以取得一定的成就，事業(yè)單位的檔案管理工作一般很難做出顯著的功績，這也導(dǎo)致人們很容易忽視事業(yè)檔案的管理工作。

2.信息化管理水平比較落后

當(dāng)前，我國已經(jīng)全面進入了信息化時代，很多領(lǐng)域和行業(yè)都已經(jīng)充分利用先進的信息技術(shù)來促進行業(yè)的改革和升級。事業(yè)單位雖然也將一些現(xiàn)代化的技術(shù)和手段融入到了檔案管理工作中，對檔案管理的信息化建設(shè)給予比較高的重視，希望通過先進的技術(shù)和手段來提升檔案管理的效率和質(zhì)量。但是，依然有部分的事業(yè)單位在檔案管理的信息化建設(shè)方面比較落后，雖然引入了計算機來收集和保存檔案，但是，卻沒有充分利用先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算等來實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)和信息的收集、分析和管理，建立的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)信息化水平不高。另外，也有部分事業(yè)單位的信息化設(shè)備比較落后，導(dǎo)致人們在使用時出現(xiàn)各種卡頓、癱瘓現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了人們的使用體驗，對于檔案管理工作人員來說也增加了檔案管理的難度，影響了檔案管理的效率。

3.檔案管理人員的信息素養(yǎng)有待提高

事業(yè)檔案的信息化管理離不開現(xiàn)代技術(shù)的支持，要想提升信息化管理的水平，就要求相關(guān)的管理人員要具備較高的信息素養(yǎng)，可以說檔案管理者自身技術(shù)水平會對檔案的信息化工作效率和質(zhì)量造成直接的影響。部分事業(yè)單位的檔案管理人員信息技術(shù)水平較低，沒有掌握最先進的智能化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，因此，在日常的檔案管理工作中沒有技術(shù)支持，在實際工作中，很難利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和手段來合理開發(fā)檔案信息資源，并且也不利于檔案利用價值的發(fā)揮，也導(dǎo)致信息化管理難以推進。

4.缺乏完善的檔案管理機制

事業(yè)檔案的檔案管理工作是一項非常系統(tǒng)和繁雜的工作，涉及到檔案信息的采集、分類、保存、分析和統(tǒng)計等，采用傳統(tǒng)手工管理的工作方法已經(jīng)很難適應(yīng)新形勢下檔案管理要求，并且，傳統(tǒng)的檔案管理方法不夠靈活，進行檔案管理創(chuàng)新勢在必行。在信息技術(shù)不斷進步和發(fā)展的大背景下，檔案信息化成了事業(yè)單位檔案管理改革新方向，檔案管理也面臨著各種改革，在這個過程中，就要建立一套更加適應(yīng)新形勢的檔案管理機制和制度。可從實際情況看，在檔案管理改革的過程中還沒有建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時，也沒有結(jié)合信息化檔案管理的特點來制定完善的檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理人員在實際管理工作中缺乏制度指引。

四、新形勢下創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理效果的途徑

1.加強對檔案管理的重視程度

當(dāng)前，我國已經(jīng)全面進入了大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位的檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)，如果事業(yè)單位檔案管理還停留在原來的水平，那么就很難跟上時代的腳步，難以適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展需求。針對這種情況，事業(yè)單位檔案管理人員務(wù)必提高對檔案管理的重視程度，管理層和領(lǐng)導(dǎo)者只有深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，才能對檔案的信息化管理做出正確的決策，并結(jié)合時代的發(fā)展來制定更加完善和科學(xué)的檔案管理制度，以促進事業(yè)單位檔案管理的順利改革。

其次，要加強資金的支持，在檔案管理方面給予投入更多的資金，無論是引進更加先進的信息化檔案管理設(shè)備還是信息化的管理人才都需要大量的資金。

第三，檔案管理人員自身也要提高對檔案管理工作的認(rèn)識。要明白檔案管理工作創(chuàng)新的必要性，并結(jié)合時代發(fā)展特點，積極投入到檔案管理改革工作中，并將傳統(tǒng)的檔案信息的整理、歸類慢慢轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案收集、分析、整理、歸類和利用，深刻認(rèn)識檔案管理的終極目標(biāo)是提高檔案的利用價值。

2.選擇科學(xué)的信息化軟件

辦公室檔案管理的信息化水平直接影響其數(shù)據(jù)檔案管理的效果，在選擇軟件方面要本著科學(xué)化原則精心設(shè)計：

一是利用系統(tǒng)性設(shè)計方法創(chuàng)新檔案管理。現(xiàn)代信息管理技術(shù)在絕大多數(shù)的事業(yè)單位都已經(jīng)得到普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成了目前的數(shù)字檔案，可是，有一些數(shù)字化的管理單位還仍然沿用傳統(tǒng)的人工分類方法或者是人工搜尋的方法來進行檔案的數(shù)據(jù)管理，認(rèn)為只要在網(wǎng)絡(luò)中進行資源的搜集，就已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化的建設(shè)。這種數(shù)字化建設(shè)是不系統(tǒng)的、是流于表面的。要想提高檔案的信息化建設(shè)水平，就要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識新的檔案管理方式，采用系統(tǒng)性設(shè)計的方法創(chuàng)新檔案管理，避免從紙質(zhì)的堆積變成電子文稿的堆積。

二是采用動態(tài)化的檔案信息管理方式。應(yīng)用目前快速傳遞的數(shù)字分析方法數(shù)據(jù)化存儲方法，刻不容緩地進行檔案系統(tǒng)的轉(zhuǎn)移。如：在檔案信息的復(fù)制過程當(dāng)中，不僅可以應(yīng)用Excel提供的一鍵粘貼功能，還可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)庫提供的圖文轉(zhuǎn)換功能，這些數(shù)據(jù)化的功能都可以降低工作人員的工作難度。同時，檔案管理的工作人員還可以應(yīng)用service系統(tǒng)提供的相關(guān)數(shù)字轉(zhuǎn)化功能，或者是Python系統(tǒng)提供的自動學(xué)習(xí)功能來進行更加高效的數(shù)字管理。

三是檔案管理人員要善于利用電子打印技術(shù)。目前的電子打印不僅可以支持個人pc端，還可以支持移動端，這種打印化的管理方式可以同時存儲電子檔案和紙質(zhì)檔案。采用這種打印管理的方式可以方便不同的部門、不同等級的管理人員應(yīng)用這種系統(tǒng)來進行同一個文件資料的分享，建立一個良好的決策系統(tǒng)，從而更好地利用檔案中加載的信息，促進優(yōu)化決策。這種紙質(zhì)檔案和電子檔案同時存儲的方式有利于檔案信息的快速查詢，更便于公民對于檔案管理的監(jiān)督，還避免了檔案不兼容而造成丟失的問題。

3.提升檔案管理人員的數(shù)字化應(yīng)用水平

第一，提高檔案工作人員素質(zhì)。很多事業(yè)單位都缺乏數(shù)字化的管理人才，尤其是在檔案管理的過程中，無法應(yīng)用先進的信息管理設(shè)備和信息管理軟件來對檔案管理數(shù)據(jù)進行科學(xué)分類、科學(xué)查詢。為了更好地解決這個問題，只有提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)才能夠建立起完善的檔案處理體系。事業(yè)單位要從檔案管理的復(fù)雜性入手進行科學(xué)的分析，對檔案管理人員提出更高的要求，從而幫助他們在日常生活當(dāng)中成科學(xué)的檔案處理工作習(xí)慣，注重積累經(jīng)驗和工作能力提升。

第二，開展系統(tǒng)性培訓(xùn)。在事業(yè)單位內(nèi)部通過文化宣傳和知識講座等方式，幫助檔案管理人員認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理工作的重要性?？梢圆捎媒?jīng)常性的培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，幫助檔案工作人員認(rèn)識到數(shù)字化檔案管理工作對于提升自己工作效率的價值。同時，適時開展大數(shù)據(jù)知識培訓(xùn)，包括數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)可視化建設(shè)、數(shù)據(jù)高效存儲、數(shù)據(jù)篩查等相應(yīng)的知識技能。從而提升檔案管理隊伍的專業(yè)化程度，并提高其對于新知識的學(xué)習(xí)運用能力。

第三，招聘充實具有數(shù)字化管理意識的年輕人到事業(yè)單位中從事檔案管理工作。從本質(zhì)上來說，事業(yè)單位的檔案管理工作是一項系統(tǒng)性、復(fù)雜性、綜合程度比較高的工作，專業(yè)人員只有對所有的電子檔案的管理、設(shè)備流程標(biāo)準(zhǔn)化的模板全方位熟悉，才能夠高效率地參與到檔案管理過程中。因此，要加強新招聘人員培訓(xùn)，提高其對于科學(xué)管理軟件的認(rèn)識程度，從而夠提高其工作效率。

第四，設(shè)立專門的職位來對檔案管理人員的工作效率進行監(jiān)督。目前，很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員身兼數(shù)職，或者只是臨時充當(dāng)檔案管理人員，并沒有專門從事這項工作，這也就造成不同的工作疏忽甚至是工作失誤的問題;同時，一些工作人員也不會把自己全部的精力都放在提高專業(yè)技能上，認(rèn)為只要把工作做完就可以，做不做好無所謂。鑒于此，需設(shè)置專門的工作崗位和工作人員，提高檔案管理人員的工作待遇，幫助其更加專業(yè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案管理的知識，提高工作的使命感和榮譽感，增強其安全意識，提高對工作的熱愛程度，降低檔案管理工作人員的流動性 。

4.完善檔案管理制度

首先，系統(tǒng)分析總結(jié)經(jīng)驗、完善檔案管理制度。良好的制度不僅可以促進工作的有序開展，還可以提高其管理的科學(xué)性。在建設(shè)制度的過程中，在統(tǒng)籌分析的基礎(chǔ)之上，總結(jié)以往的管理經(jīng)驗，如：信息化建設(shè)落后的經(jīng)驗、檔案管理意識淡薄的問題等;同時，各部門科學(xué)配合，按照統(tǒng)籌兼顧、簡明實用、可操作性強的制度建設(shè)原則，征集各方面意見，再進行制度的完善和設(shè)計，從而提高制度落實的可執(zhí)行性、可操作性。

其次，建設(shè)監(jiān)督機構(gòu)，實施獎懲制度。為確保檔案工作部門在數(shù)字化管理的過程形成有效的監(jiān)督，所有的規(guī)章制度既要約束職工也要約束領(lǐng)導(dǎo)，同時，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)要帶頭學(xué)習(xí)數(shù)字化的管理方法，應(yīng)用數(shù)字化的管理軟件，并且按照數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和原則對自身進行約束;在此基礎(chǔ)上，建設(shè)獎懲分明的數(shù)字化管理制度。如：在培訓(xùn)結(jié)束之后，職工仍然沒有學(xué)會數(shù)字化的管理方式或者效率仍然低下，就可以采用物質(zhì)或精神處罰的辦法，或者二者相結(jié)合的辦法，提高其工作的效能意識。

再次，不斷創(chuàng)新學(xué)習(xí)，提高工作效率。設(shè)定績效管理方法提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性。在新時代，只有樹立終身學(xué)習(xí)意識才能夠真正掌握數(shù)字化的管理方式，并應(yīng)用各種技巧提高自己的工作能力，因而檔案管理部門要重視內(nèi)部人才的培養(yǎng)。不斷改革創(chuàng)新，也可以建立專門的網(wǎng)站來進行檔案信息的管理與發(fā)布，方便檔案信息的存儲和共享，從而為工作人員創(chuàng)造更多的便利。應(yīng)用這種信息化的管理手段不斷擴大服務(wù)方向、服務(wù)覆蓋范圍，鼓勵員工應(yīng)用創(chuàng)新性的方法來提高自己的工作效率。

最后，事業(yè)單位要不斷提升檔案信息的利用率。也就是說，將原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成活的檔案，不斷提升檔案利用率，服務(wù)社會發(fā)展建設(shè)，使其在更多的決策領(lǐng)域內(nèi)發(fā)揮價值。整個制度的建設(shè)不是一朝一夕的，而是要進行持續(xù)質(zhì)量改進，根據(jù)時代發(fā)展的要求來不斷創(chuàng)新，促使檔案管理的價值與工作人員的自身利益緊密相聯(lián)，促進關(guān)鍵程序的科學(xué)執(zhí)行，更好地為社會提供檔案管理服務(wù)。

五、結(jié)論

綜上所述，檔案管理的數(shù)字化改革與創(chuàng)新是一項系統(tǒng)性工作，只有從人員管理和設(shè)備管理的綜合角度入手才能夠不斷進行創(chuàng)新。從本文的分析可知，研究行政事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新，有利于促使我們從可持續(xù)發(fā)展的角度對待工作存在的不足。因而我們要完善外部環(huán)境和內(nèi)部制度，加強內(nèi)部人才培養(yǎng)，提高團隊建設(shè)的科學(xué)性，為檔案管理的數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造良好的外部內(nèi)部環(huán)境。